مساعد تنفيذي

University of Kalba

1. الدعم الإداري التنفيذي:

إدارة تقويم المستشار، والمواعيد، وجداول الاجتماعات.

إعداد المراسلات الرسمية، والتقارير، والمذكرات، والوثائق.

فرز وترتيب المكالمات الهاتفية، والبريد الإلكتروني، والطلبات الموجهة إلى المستشار.

إعداد العروض التقديمية، ومواد الإحاطة، وحزم الاجتماعات.

2. تنسيق المكتب والاجتماعات:

تنظيم وتنسيق الاجتماعات، والزيارات، والفعاليات الداخلية والخارجية.

إعداد أجندات الاجتماعات، وتسجيل المحاضر، والمتابعة بشأن عناصر العمل.

ضمان إعداد جميع مواد الاجتماع واللوجستيات بشكل جيد مسبقًا.

3. الاتصال والتواصل:

تكون نقطة الاتصال الرئيسية بين مكتب المستشار والأقسام الأخرى.

الحفاظ على اتصال مهني مع الأطراف المعنية الداخلية والشركاء الخارجيين.

نقل التعليمات، والقرارات، والتحديثات من المستشار إلى الأطراف ذات الصلة.

4. الدعم التشغيلي واللوجستي:

تنسيق ترتيبات السفر، والحجوزات، والمسارات للمستشار.

تتبع، ومتابعة، وإكمال المهام الإدارية والموافقات المطلوبة.

الحفاظ على أنظمة الملفات السرية والمنظمة (إلكترونية ومادية).

5. السرية والاحترافية:

التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية وحرص شديد.

الحفاظ على مستوى عالٍ من الاحتراف، والدبلوماسية، والوعي التنظيمي.