مساعد تنفيذي (EA) للمدير

Client of Elite Butlers Hospitality Solutions LLP.

نظرة عامة على الدور

نحن نبحث عن مساعد تنفيذي / مساعد شخصي منظم للغاية وموثوق لدعم المدير في إدارة كل من المسؤوليات المهنية والشخصية.

يتطلب هذا الدور شخصًا يمكنه ضمان سلاسة العمليات اليومية، والتنسيق القوي، وإدارة الوقت بكفاءة، مع الحفاظ على السرية التامة والاحترافية.

المسؤوليات الرئيسية

1. الدعم التنفيذي والإداري

• إدارة تقويم المدير، الاجتماعات، والمواعيد
• تنسيق ترتيبات السفر بما في ذلك الرحلات، الفنادق، والمسارات
• التعامل مع الرسائل الإلكترونية، المكالمات، والمراسلات نيابة عن المدير
• إعداد جداول الاجتماعات، ومحاضر الاجتماعات، والمتابعات

2. المساعدة الشخصية

• المساعدة في جدولة الأمور الشخصية، والمهام، وإدارة نمط الحياة
• التنسيق مع طاقم المنزل، والموردين، ومقدمي الخدمات
• إدارة السفر الشخصي، والحجوزات، والفعاليات

3. التنسيق والتواصل

• العمل كنقطة اتصال بين المدير والأطراف المعنية الداخلية/الخارجية
• ضمان التواصل السلس عبر الفرق
• تتبع والمتابعة بشأن المهام الرئيسية والمواعيد النهائية

4. الوثائق والتنظيم

• الحفاظ على سجلات منظمة، وملفات، ومستندات سرية
• إعداد التقارير، والعروض التقديمية، ونظام المعلومات الأساسي عند الحاجة
• ضمان سلاسة أنظمة الوثائق والأرشفة

5. السرية والتمييز

• التعامل مع المعلومات الشخصية والتجارية الحساسة بأقصى قدر من السرية
• الحفاظ على الاحترافية والثقة في جميع التفاعلات