تنفيذ التحكم الوثائقي والإدارة DUBAI PROPERTIES GROUP LLC

صاحب عمل نشط

نشرت قبل 44 دقيقة

الخبرة

3 - 6 سنوات

موقع العمل

دبي - الإمارات العربية المتحدة (UAE)

التعليم

بكالوريس في ادارة الاعمال(أي), ماجستير في إدارة الأعمال/دبلوم في إدارة الأعمال(تقنية المعلومات)

الجنسية

أي جنسية

جنس

أي

عدد الشواغر

1 عدد الشواغر

الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

  • تطوير وصيانة نظام تحكم وثائق قوي لإدارة الوثائق الواردة والصادرة، بما في ذلك الرسومات، والعقود، والمراسلات، والتقارير.
  • ضمان تسجيل جميع الوثائق بدقة، والتحكم في النسخ، وتوزيعها على أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت المناسب.
  • التنسيق مع فرق المشروع، والاستشاريين، وغيرهم لضمان الالتزام المستمر ببروتوكولات التحكم في الوثائق وقواعد التسمية.
  • مراجعة والتحقق من الوثائق من حيث الاكتمال والدقة والامتثال لمعايير الشركة والتشريعات.
  • الحفاظ على تحديث سجلات الوثائق، وسجلات الإرسال، وبيانات التعريف لسجلات المشاريع الدقيقة.
  • دعم إعداد حزم الوثائق للموافقات، والتصاريح، والتسليمات.
  • التفاعل بانتظام مع مديري المشاريع وفرق التصميم لتتبع حالة الوثائق، والتقديمات المعلقة، والنتائج القادمة.
  • تنفيذ ومراقبة تدفقات العمل لضمان معالجة الموافقات على الوثائق بكفاءة وفي المواعيد المتفق عليها.
  • إدارة التوزيع المنظم للرسومات، والتقارير، وغيرها من الوثائق للفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين.
  • ضمان تخزين جميع السجلات الإلكترونية والنسخ الورقية بشكل آمن وقابل للاسترجاع وفقًا لإجراءات أرشفة الشركة.
  • توفير التدريب والإرشاد لأعضاء فريق المشروع والاستشاريين الخارجيين حول أنظمة وعمليات التحكم في الوثائق.
  • مراجعة مستمرة لإجراءات إدارة الوثائق وتوصية بالتحسينات لزيادة الكفاءة وتقليل المخاطر.
  • العمل كأمين أساسي للوثائق السرية للمشروع، مع ضمان التعامل الآمن والوصول المقيد عند الحاجة.
  • دعم عمليات التدقيق وفحوصات الامتثال من خلال توفير الوصول الدقيق وفي الوقت المناسب للسجلات والتقارير.
  • التعاون مع فرق تكنولوجيا المعلومات وإدارة البرامج للحفاظ على نظام إدارة الوثائق (DMS) وتحديثه وتحسينه.
  • المساعدة في صياغة، وتنسيق، وإصدار الرسائل الرسمية، والمذكرات، والمراسلات إلى الاستشاريين، والسلطات، وآخرين.
  • الحفاظ على تحديث السجلات للعقود، ووثائق الشراء، والمراسلات لضمان الدقة وقابلية التتبع.
  • دعم إعداد وثائق المناقصات
  • متابعة مع الاستشاريين والفرق الداخلية لضمان تقديم الوثائق المطلوبة، والموافقات، والردود في الوقت المحدد.
  • مساعدة مديري المشاريع في إعداد الإرساليات، والرسائل التمهيدية، والوثائق الداعمة.
  • التنسيق مع فرق المالية، والعقود، والمشتريات لضمان توافق الوثائق مع شهادات الدفع، وسجلات العقود، وجداول الشراء.

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

المؤهلات والمعرفة الدنيا:

  • مؤهل دراسي - إدارة الأعمال، إدارة المعلومات، أو درجة ذات صلة مفضلة.

الحد الأدنى من الخبرة (عدد السنوات):

  • 3 إلى 6 سنوات من الخبرة في التحكم في الوثائق ضمن بيئات البناء، وتطوير العقارات، أو الاستشارات.
  • الخبرة العملية في المشاريع العقارية الكبرى في منطقة الشرق الأوسط وشمال إفريقيا/مجلس التعاون الخليجي ميزة إضافية.

المهارات الخاصة بالوظيفة:

  • إجادة في برامج إدارة الوثائق (مثل Aconex، SharePoint، Asite، Primavera Unifier، أو منصات مشابهة).
  • مهارات تنظيمية قوية مع الانتباه للتفاصيل والدقة
  • القدرة على إعداد سجلات وتقارير وثائق احترافية للإدارة.
  • مهارات تواصل وتنسيق ممتازة للتفاعل مع فرق متعددة التخصصات وأصحاب المصلحة الخارجيين.
  • إجادة في Microsoft Office (Excel، Word، PowerPoint) لدعم التقارير والوثائق.
  • القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة تدفقات العمل المتعددة ضمن مواعيد نهائية ضيقة.

نوع العمل

    دوام كامل

القطاع المهني للشركة

المجال الوظيفي / القسم

الكلمات الرئيسية

  • تنفيذ التحكم الوثائقي والإدارة
  • مدير الوثائق
  • مدير التحكم في الوثائق
  • مساعد تنفيذي

تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com

DUBAI PROPERTIES GROUP LLC

Dubai Holding Real Estate

Jayanthi

PO Box 500272., Dubai Business Bay, Dubai UAE, Dubai, United Arab Emirates (UAE)