مساعد تنفيذي وشخصي للمدير التنفيذي

Hunchs

نحن نبحث عن مساعد تنفيذي وشخصي لإدارة ومساعدة المدير التنفيذي لشركة Somish Solutions Limited في تنفيذ مسؤولياته المهنية والشخصية.

المسؤوليات الرئيسية

الدعم المهني والشركات

• إدارة التقويم: تنظيم الاجتماعات، التعامل مع إعادة الجدولة، وتنسيق المواعيد.
• إدارة البريد الإلكتروني: إدارة حسابات البريد الإلكتروني المتعددة للمدير التنفيذي، بما في ذلك التواصل، استخراج البيانات، والمراسلات حسب الحاجة.
• إدارة الفعاليات: التنسيق مع عدة بائعين، الحصول على الموارد، وإدارة الفعاليات الشخصية والشركات.
• الموافقات على الرواتب: التنسيق وإعداد موافقات الرواتب للمدير التنفيذي.
• تنسيق المحاسبة: العمل مع المحاسبين المعتمدين للاحتياجات الشخصية، عوائد ضريبة الدخل، وحسابات أيام NRI.
• تنسيق الفريق: التنسيق مع أعضاء الفريق الداخليين لدعم متطلبات وتوجيهات المدير التنفيذي.
• تنسيق المشاريع والمتابعات: المساعدة في المشاريع الجارية وضمان إكمال المهام المعينة في الوقت المحدد.
• تنسيق الشؤون المالية: العمل عن كثب مع فريق المالية للمدفوعات، الفواتير، وأنشطة الميزانية.
• إدارة المكتب: إدارة مكتب دبي.

إدارة الحياة الشخصية ونمط الحياة

• تنسيق المواعيد الطبية والتأمين: جدولة المواعيد الطبية والحصول على الموافقات التأمينية اللازمة.
• ترتيبات السفر: التعامل مع التأشيرات، التذاكر، الفنادق، والنقل للمدير التنفيذي، أفراد أسرته، وآخرين كما هو مطلوب.
• إدارة البائعين: تحديد بائعين جدد، التنسيق مع البائعين الحاليين، والحفاظ على دفاتر حسابات البائعين.
• إدارة المنزل: إدارة رواتب الموظفين الشخصيين، حسابات السلف، وتجديدات التأمين والتأشيرات للموظفين المحليين.
• التنسيق المصرفي والمالي: التنسيق مع البنوك الإماراتية والهندية، إدارة الحسابات الشخصية وحسابات الشركة، والموافقة على مدفوعات البائعين.
• المدفوعات وتتبع الشؤون المالية: التعامل مع جداول EMI، ملخصات بطاقات الائتمان، رسوم المدارس، العضويات، فواتير الخدمات، وغيرها من المدفوعات الشخصية.
• إدارة الممتلكات والصيانة: تنسيق أعمال صيانة المنزل مع المقاولين وعدة بائعين.
• الوثائق والأعمال الإدارية: إدارة الوثائق للاحتياجات الشخصية والشركات، بما في ذلك طلبات القروض والأوراق الرسمية.
• إدارة التأمين: الحفاظ على سياسات تأمين المركبات، الصحة، والحياة للمدير التنفيذي وعائلته (الهند والإمارات).
• المساعدة الشخصية: إدارة المهام الشخصية والطلبات العاجلة حسب الحاجة.

المهارات الشخصية المطلوبة لهذا الدور

خبرة في تدوين الملاحظات: يجب أن تكون لديك مهارات في التقاط الملاحظات التفصيلية بكفاءة سواء كانت بالاختصار أو الكتابة السريعة. سيقوم المدير التنفيذي بتفويض المهمة مرة واحدة، ومن واجبك توثيقها بدقة ومشاركتها للموافقة.

التوفر العالي، الموقع المرن: يحتفظ المدير التنفيذي بجدول مكثف (حتى 16 ساعة في اليوم) ويقدر المساعد التنفيذي الذي يمكن الاعتماد عليه، سريع الاستجابة، وقابل للتكيف عند الحاجة. بينما لا تكون هذه اللحظات ذات الطلب العالي يوميًا، فإن توفرهم خلال هذه الأوقات أمر حاسم.

التواصل مع المدير التنفيذي: المدير التنفيذي مقيم في دبي ويسافر إلى دلهي مرة في الشهر. قد يُطلب منك السفر أو الاجتماع في أي من المدينتين.

مهارات الاتصال القوية: اللغة الإنجليزية الممتازة، كتابيًا وشفهيًا، أمر حاسم. ستساعد قدرتك على التواصل بفعالية بشكل مباشر في تقليل عبء العمل على المدير التنفيذي والحفاظ على الوضوح عبر جميع التفاعلات.

التقنية الحديثة: يجب أن تكون لديك مهارات في العمل على Google / جداول البيانات. يفضل أن تكون لديك كفاءة كافية في Google Workspace (Docs، Sheets، Calendar، Gmail) والراحة مع الأدوات والمنصات الحديثة هي من الضروريات.

الطلاقة في الإنترنت: يجب أن تكون لديك مهارات في البحث عبر الإنترنت، وراحة في التنقل في ثقافة الإنترنت، واستخدام منتظم للتطبيقات والمنصات الرقمية.

الموقف المطلوب

إيجابي ومتوازن: يعمل المدير التنفيذي في بيئة عالية الضغط، لذا فإن التصرف بهدوء وبشاشة أمر حيوي.

عقلية الملكية: تحمل المسؤولية بالكامل. توقع الاحتياجات، تصرف بشكل استباقي، ونفذ المهام بسلاسة دون الحاجة إلى تذكيرات أو متابعات.

أخلاقيات العمل: يعيش المدير التنفيذي بمبدأ العمل عبادة، ويتوقع نفس الالتزام والدافع نحو توسيع الأعمال.

اهتمام شديد بالتفاصيل: كن منظمًا للغاية، ملاحظًا، ومركزًا على التفاصيل. لاحظ ما قد يغفله الآخرون، واتخذ المبادرة لمعالجة الفجوات قبل أن تتحول إلى مشاكل.

متعجل في التعلم، موجه للعمل: التكيف بسرعة وحل التحديات بعقلية تركز على الحلول.

متطلبات الخبرة

خبرة سابقة في منظمات ذات نمو سريع وسريع الحركة.

خبرة 5+ سنوات في دعم المؤسسين، CXOs، أو المسؤولين التنفيذيين الكبار.

النتائج الرئيسية

• تطوير فهم عميق لأولويات المدير التنفيذي وإدارة وقته بفعالية.
• الإشراف على تقويم المدير التنفيذي، جدولة الاجتماعات، إعداد الأجندات، التقاط المحاضر، وضمان تتبع المتابعات حتى الاكتمال.
• التواصل باسم المدير التنفيذي مع الفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين.
• تحديد أولويات الطلبات المتنافسة، حل المشكلات بشكل استباقي، والوفاء بالمواعيد النهائية باستمرار.
• تنسيق وإدارة لوجستيات التوظيف عند الحاجة.
• مساعدة المدير التنفيذي في المشاريع الاستراتيجية والعاجلة، بما في ذلك التخطيط وتنفيذ أنشطة الفريق.
• إدارة ترتيبات السفر المعقدة محليًا ودوليًا بما في ذلك الجداول، الأجندات، ووثائق الاجتماعات.
• توقع والاستعداد لجميع المتطلبات قبل وبعد السفر أو الاجتماعات.
• ضمان التنفيذ السلس لعمليات مبادرات المدير التنفيذي. التصرف كحلقة وصل بين الأفكار والعمل، وضمان تقدم المشاريع الرئيسية.
• التعاون عبر الوظائف لضمان التوافق مع الأهداف التنظيمية.