سكرتيرة تنفيذية (أنثى) – مهندس ميكانيكي Griffith Construction

ملخص الوظيفة

تقدم السكرتيرة التنفيذية و المهندس الميكانيكي دعماً إدارياً وتقنياً على مستوى عالٍ للإدارة مع المساعدة في تنسيق الهندسة الميكانيكية، توثيق المشاريع، المراجعة الفنية، وأنشطة المتابعة في الموقع. يجمع الدور بين مسؤوليات السكرتارية التنفيذية ودعم الهندسة لضمان سلاسة التواصل، والتحكم في الوثائق، وتنسيق المشاريع، وكفاءة العمليات.

المسؤوليات الرئيسية

مسؤوليات السكرتيرة التنفيذية

• إدارة الجداول اليومية، المواعيد، الاجتماعات، وترتيبات السفر للإدارة.

• إعداد المراسلات الرسمية، البريد الإلكتروني، التقارير، العروض التقديمية، محاضر الاجتماع، والوثائق الداخلية.

• تنسيق التواصل بين الإدارة، العملاء، الاستشاريين، الموردين، المقاولين، وفرق المشروع.

• الحفاظ على الملفات السرية، العقود، الاتفاقيات، وسجلات الشركة.

• التعامل مع المكالمات الواردة، الاستفسارات، وإجراءات المتابعة بشكل احترافي.

• تنظيم الاجتماعات، إعداد الأجندات، ومراقبة بنود العمل حتى الإغلاق.

• دعم تقديم العطاءات، إعداد العروض، وتجميع الوثائق.

• الحفاظ على نظام ملفات مناسب وأنظمة التحكم في الوثائق للمشاريع والإدارة.

• مساعدة الإدارة في تتبع مواعيد المشاريع، المدفوعات، الموافقات، والمسائل التشغيلية.

• التنسيق مع الموارد البشرية، الحسابات، المشتريات، وأقسام المشاريع عند الحاجة.

مسؤوليات المهندس الميكانيكي

• المساعدة في مراجعة التصميم الهندسي الميكانيكي والتنسيق.

• مراجعة رسومات HVAC، السباكة، مكافحة الحرائق، ورسومات المتاجر الفنية والتقديمات التقنية.

• التنسيق مع الاستشاريين، المقاولين، الموردين، وفرق الموقع لأعمال الميكانيك.

• إعداد التحقق من كميات BOQ، ومقاييس الكميات، وتقديم المواد، والتوثيقات الفنية.

• مراقبة تقدم العمل في الموقع والتأكد من تنفيذ الأعمال وفقًا للرسومات والمواصفات المعتمدة.

• حضور الاجتماعات الفنية وإعداد التقارير الهندسية وتحديثات التقدم.

• دعم فريق المشتريات في اختيار المواد والمقارنات التقنية.

• المساعدة في تخطيط المشاريع، الجدولة، وتنسيق الأنشطة الميكانيكية.

• ضمان الامتثال لمعايير السلامة، لوائح السلطات المحلية، ومتطلبات جودة المشروع.

• متابعة الفحوصات، الموافقات، الاختبارات، وأنشطة التشغيل.