سكرتير تنفيذي / مساعد شخصي للمدير العام

Confidential Company

الدعم التنفيذي

• تقديم الدعم التنفيذي والإداري الكامل للمدير العام

• إدارة الجداول الزمنية المعقدة، والمواعيد، واجتماعات التنفيذيين، وترتيبات السفر التجاري

• فحص وتحديد أولويات الاتصالات، بما في ذلك الرسائل الإلكترونية، والمكالمات، والمراسلات الرسمية

• إعداد الإحاطات التنفيذية، والتقارير، والعروض التقديمية، وملخصات الأعمال

• صياغة الرسائل المهنية، والمراسلات التعاقدية، والمذكرات الداخلية

إدارة الاجتماعات والتقارير

• تنظيم اجتماعات المجلس، واجتماعات الإدارة، واجتماعات مراجعة المشاريع

• إعداد جداول الأعمال وتدوين محاضر الاجتماعات بدقة (MOM)

• متابعة نقاط العمل وضمان المتابعة في الوقت المناسب مع المعنيين

• الحفاظ على لوحات المعلومات التنفيذية والتقارير الإدارية

دعم الوثائق الخاصة بالمشاريع والبناء

• تنسيق الاتصالات بين الأقسام الداخلية، والمستشارين، والمقاولين، والعملاء

• المساعدة في إعداد وتقديم وثائق المناقصات

• دعم عمليات التحكم في الوثائق للعقود، والتعديلات، وملفات المشاريع

• الحفاظ على أنظمة الملفات المناسبة (المادية والرقمية) لسجلات الإدارة والمشاريع

التعامل مع بوابة الحكومة والسلطات في الإمارات العربية المتحدة

• إدارة الطلبات عبر الإنترنت والتقديمات من خلال بوابات الحكومة الإماراتية بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر:

• بلدية دبي

• سلطة دبي للتطوير

• الإدارة العامة للإقامة وشؤون الأجانب - دبي

• وزارة الموارد البشرية والتوطين

• البوابات الحرة ذات الصلة (إذا لزم الأمر)

• تنسيق تجديد رخص التجارة، وعقود العمل، والوثائق المتعلقة بالهجرة، والتقديمات التنظيمية

• التواصل مع موظفي العلاقات العامة وضمان الامتثال في الوقت المناسب للمواعيد النهائية القانونية

إدارة السرية والامتثال

• التعامل مع المعلومات الحساسة للشركة بسرية تامة

• الحفاظ على الوثائق الآمنة المتعلقة بالعقود، والمسائل المالية، والقرارات الإدارية

• دعم تتبع الامتثال لمتطلبات الشركة والمشاريع