تنفيذي علاقات المستأجرين تجزئة DUBAI PROPERTIES GROUP LLC

توافرت فرصة لوظيفة تنفيذي - علاقات المستأجرين للانضمام إلى دبي القابضة لإدارة الأصول. الواجبات والمسؤوليات الرئيسية لهذه الوظيفة:

• يعمل حامل الدور كنقطة الاتصال الأساسية لجميع مستأجري المول، مما يضمن إنشاء والحفاظ على علاقات مهنية قوية بما يتماشى مع أهداف الشركة.
• الموقع مسؤول عن إدارة المهام الإدارية اليومية، وتسهيل التواصل الفعال، وتوفير الدعم الفوري في معالجة الاستفسارات والقضايا المتعلقة بالمستأجرين.

علاقات المستأجرين

• يتطلب تركيز قوي على المهام الإدارية لضمان دقة بيانات المستأجرين
• تطوير علاقات قوية ومهنية مع جميع مستأجري التجزئة وتنسيق جميع المتطلبات الرئيسية.
• ضمان معالجة جميع شكاوى المستأجرين وقضاياهم وتحديات التشغيل بانتظام.
• ضمان امتثال المستأجرين للوائح بلدية دبي وكذلك سياسات وإجراءات الإيجار وأصول التجزئة الخاصة بـ DHAM في جميع الأوقات مثل النظافة والسلامة والأمن، إلخ.
• مراقبة وقياس امتثال المستأجرين للمعايير المحددة لضمان أن عملياتهم ضمن إرشادات عقد الإيجار الموقع واللوائح مثل HSE/ سلامة الحريق، إلخ.
• إجراء فحوصات روتينية لضمان أن جميع متاجر المستأجرين تعمل وتعرض بشكل جيد وتحافظ على مستوى منخفض وخالية من الصيانة وآمنة في جميع الأوقات.
• ضمان تصعيد جميع قضايا الصيانة والسلامة التي يبرزها المستأجرون بسرعة وحلها من قبل فريق العمليات ومقدمي الخدمات.
• تفتيش كل وحدة وفقاً للجدول الزمني المعتمد - ضمان أن جميع المتاجر بما في ذلك التأجير المتخصص تدير المباني وتحافظ على المتاجر في حالة عمل جيدة.
• إجراء اجتماعات توجيهية للمستأجرين لكامل المول، تغطي إجراءات الطوارئ وأنظمة الاتصالات وغيرها من إجراءات الأمن المتعلقة بالمستأجرين.
• إجراء اجتماعات للمستأجرين بانتظام لتعزيز العلاقة والعمليات وتجربة العملاء.
• صياغة رسائل المستأجرين، حالات تنازلات الإيجار، إنهاءات مبكرة وأي مذكرات مكتبية أخرى.
• ضمان جمع بيانات المستأجرين بواسطة موظف دعم إدارة المول مثل سجلات مبيعات المستأجرين الشهرية، عدد الزوار، أداء المبيعات، وثائق الامتثال والتصاريح، إلخ.
• ضمان تحديث جميع وثائق إيجار المستأجرين وأنها في مكانها.

التنسيق مع الأقسام المختلفة

• التنسيق مع الفريق الفني لضمان تنفيذ المواصفات الوظيفية لمتطلبات التجزئة والمستأجرين خلال التعديلات المعتمدة.
• دعم إعداد والمشاركة في جميع الفعاليات التسويقية والبرامج المدعومة.
• التواصل مع قسم المالية بشأن مشكلات وفواتير المستأجرين، بالإضافة إلى التسويات

التوثيق والتواصل

• إعداد وتقديم المراسلات والمذكرات والطلبات المتعلقة بالمستأجرين في الوقت المناسب وفقاً لإرشادات DHAM.
• الحفاظ على جميع ملفات المستأجرين / الوثائق محدثة مثل قاعدة بيانات منظمة لعقود الإيجار، التراخيص التجارية، التأمينات، هويات المستأجرين، إيجاري، وضمان تجديد التراخيص في الوقت المناسب قبل انتهاء صلاحيتها.
• الحفاظ على سجلات دقيقة ومحدثة لجميع المستأجرين، والتي يمكن مراجعتها في أي وقت من قبل مدققي حسابات DHAM الداخليين/الخارجيين و/أو الكيانات الحكومية مثل بلدية دبي، الدفاع المدني، إلخ.
• جمع وثائق الامتثال (التأمينات، خدمات مكافحة الآفات، عقد الصيانة، AMC، الترخيص التجاري لجميع المستأجرين، وعقود خزان الدهون، وعقد وحدة شفاط المطبخ/الإيكولوجيا والتقارير وعقود LPG لوحدات الطعام والشراب)
• معالجة جميع المراسلات/التواصل الوارد من المستأجرين. الحفاظ على تتبع لتواصل المستأجرين.

جمع الإيجارات والفواتير

• متابعة مع المستأجرين لضمان الدفع في الوقت المناسب للإيجارات بالتنسيق مع فريق التحصيل ودعم حل أي صراع أو نزاعات. إعداد تفاصيل القضايا حسب الحاجة.

تغيرات المستأجرين / التعديلات

• معالجة جميع الإشعارات القانونية / النظامية المتعلقة بطلبات المستأجرين، والتعديلات، والانتهاكات، إلخ. من خلال الوعي بالمتطلبات النظامية من الكيانات الحكومية مثل بلدية دبي، الدفاع المدني، إلخ.
• التواصل مع أقسام DHAM الأخرى مثل RDD، عندما يقدم المستأجرون طلب تغيير رسمي.
• إجراء فحص دوري لمباني المستأجرين وتسجيل أي انتهاكات لعقد الإيجار / H&S، إلخ.
• استلام الطلبات غير الفنية من المستأجرين والتنسيق لإصدار تصريح العمل للمستأجر (NOC) وضمان الإغلاق ضمن المواعيد النهائية المتفق عليها.

دعم التسويق

• تسهيل تنفيذ المبادرات التسويقية التي يقودها التجار داخل كل من الإيجارات والمناطق المشتركة بالتعاون مع جميع الأقسام ذات الصلة.
• تشجيع المستأجرين على الاستفادة من برنامج نوافذ المتاجر القيمة خلال الفعاليات الخاصة على مدار العام (عيد، عيد الحب، موسم العطلات، إلخ.)

مراجعة الأداء والتقارير

• إجراء تحليل لجميع التجار ومساعدة قسم الإيجار في التخطيط والسيطرة وتحسين العلامات التجارية ومزيج المستأجرين (استبدال ضعاف الأداء).
• إجراء إدخال وتحليل البيانات من Yardi، Salesforce، Footfall.
• دعم إعداد تقارير إدارة أصول التجزئة عند الطلب (عدد الزوار السنوي، دوران، توقعات الإيجار، إلخ).