تنفيذي التصدير واللوجستيات Camelicious - Emirates Industry for Camel Milk & Products LLC

عنوان الوظيفة:

تنفيذي التصدير واللوجستيات (تنسيق المبيعات)

القسم:

المبيعات والتسويق - قسم التصدير

التقرير إلى:

• في البداية: مدير المالية
• لاحقًا: مدير التصدير / مدير الصادرات

نظرة عامة على الوظيفة:

سيلعب تنفيذي التصدير واللوجستيات دورًا محوريًا في دعم عمليات المبيعات الدولية لشركة Camelicious من خلال إدارة الوثائق التصديرية من البداية إلى النهاية، وتنسيق اللوجستيات، وتلبية الطلبات. تضمن هذه الوظيفة التواصل السلس بين الفرق الداخلية (المالية، الإنتاج، ضمان الجودة، المستودع، التسويق) وأصحاب المصلحة الخارجيين (الموزعين، وكلاء الشحن، والهيئات التنظيمية)، مع الحفاظ على سمعة الشركة في الامتثال، والتميز في الخدمة، والتسليم في الوقت المناسب عبر جميع الأسواق العالمية.

المسؤوليات الرئيسية

1. تنسيق مبيعات التصدير

• تكون النقطة الرئيسية للتواصل بين الأقسام الداخلية والموزعين في الخارج لجميع الاستفسارات المتعلقة بأوامر التصدير.
• تنسيق معالجة الطلبات من الاقتباس إلى الشحن مع ضمان الدقة، والموافقات في الوقت المناسب، والامتثال للوائح التصدير.
• إعداد الفواتير الأولية، وعقود المبيعات، وتتبع تأكيدات الطلبات بما يتماشى مع سياسات الائتمان والتسعير المعتمدة.
• التواصل مع ضمان الجودة والإنتاج لاستعداد المنتج، وتنسيق مدة الصلاحية، ومتطلبات وضع العلامات على دفعات التصدير.
• ضمان التنسيق مع التسويق من أجل العلامة التجارية الخاصة بالتصدير، وأعمال المنتج الفنية، وموافقات الملصقات الثنائية اللغة (العربية / الإنجليزية / السوق المستهدفة).

2. الوثائق التصديرية والامتثال

• إعداد والتحقق من الوثائق التصديرية الكاملة (الفاتورة التجارية، قائمة التعبئة، شهادة المنشأ، شهادة الصحة، شهادة الحلال، وغيرها من الوثائق الخاصة بالدول).
• التواصل مع غرفة دبي، وزارة التغير المناخي والبيئة، والسلطات المعنية الأخرى للتصديق والتخليص التنظيمي.
• التنسيق مع المالية لإصدار الفواتير، وتعقب المدفوعات، ووثائق الاعتماد المستندي / التحويل المصرفي، والتوافق مع سياسات إدارة الشركة وإجراءات العمل القياسية للمالية.
• الحفاظ على أرشيف منظم لوثائق التصدير للتحضير للتدقيق والامتثال.

3. إدارة اللوجستيات والشحن

• التنسيق مع خطوط الشحن، ووكلاء الشحن، ووكلاء الجمارك لتنفيذ الشحن بشكل فعال من حيث التكلفة وفي الوقت المحدد (جوي / بحري / بري).
• تتبع الشحنات وضمان التنبيهات المسبقة، والموافقات على مسودات بوليصة الشحن، والإرسال في الوقت المناسب للوثائق الأصلية إلى العملاء / البنوك.
• التحقق من فواتير الشحن والمطالبات (الشحن، التأمين، التأخير، إلخ) بالتنسيق مع فرق المالية والمشتريات.
• الحفاظ على متتبع للشحنات يغطي تفاصيل الحاويات، والوجهة، وحالة التسليم، والمتابعات بعد الشحن.
• ضمان الالتزام بتعبئة التصدير، والتحكم في درجة الحرارة، وظروف التخزين للمنتجات الألبان القابلة للتلف.

4. التنسيق المالي

• التنسيق مع المالية للمدفوعات المقدمة، والتحكم في الائتمان، ووثائق الاعتماد المستندي، وتسوية مستحقات التصدير.
• دعم مدير المالية في تقارير مبيعات التصدير الدورية، والاعتراف بالإيرادات، وتحليل الهوامش.
• مراقبة آثار أسعار الصرف وضمان تحسين التكاليف في ترتيبات الشحن واللوجستيات.

5. التكامل بين الوظائف ونظام الإدارة

• العمل عن كثب مع فرق الموارد البشرية، وتكنولوجيا المعلومات، والمالية خلال تنفيذ أنظمة إدارة الموارد البشرية / أنظمة تخطيط موارد المؤسسات لدمج وحدات التصدير واللوجستيات.
• ضمان الالتزام بسياسات التحكم الداخلي، وتفويض السلطة، وإجراءات العمل القياسية للتصدير كما وافق عليها الإدارة.
• المساهمة في تطوير لوحات المعلومات والمتعقبات لأداء مبيعات التصدير، وحالة الشحن، ومؤشرات الأداء الرئيسية لتحقيق رضا العملاء.

6. إدارة العملاء وأصحاب المصلحة

• الحفاظ على علاقة مهنية مع الموزعين العالميين، ووكلاء الجمارك، وشركاء الشحن.
• تنسيق استطلاعات رضا العملاء وحل الشكاوى أو التناقضات المتعلقة بالشحن بسرعة ودقة.
• دعم مدير التصدير / المدير في تنظيم المعارض التجارية، والترويج للتصدير، وزيارات وفود الأعمال.

المخرجات الرئيسية

• صفر أخطاء في الوثائق التصديرية وتنفيذ الشحن في الوقت المحدد.
• تنسيق في الوقت المناسب لجميع الموافقات التنظيمية (وزارة التغير المناخي والبيئة، والغرفة، والحلال، إلخ).
• التواصل الفعال بين الفرق الداخلية لضمان تحقيق 100٪ من الطلبات التصديرية المؤكدة.
• متعقبات مبيعات التصدير وتقارير المعلومات الإدارية المحدثة لمراجعة المالية والإدارة.
• توفير التكاليف وتحسين الكفاءة في عمليات الشحن واللوجستيات.

المهارات والكفاءات

• معرفة قوية بوثائق التصدير، ومصطلحات التجارة الدولية، واللوائح الجمركية، والمعاملات الاعتمادية / التحويل المصرفي.
• إتقان في برامج MS Excel، وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات / أنظمة إدارة الموارد البشرية (يفضل Magnar، Zeta، أو SAP).
• مهارات تواصل وتنسيق ممتازة عبر الفرق متعددة الوظائف.
• الاهتمام بالتفاصيل والدقة في الوثائق.
• قدرة قوية على إدارة الوقت والقدرة على التعامل مع شحنات متعددة في وقت واحد.
• معرفة بعمليات تصدير الألبان / السلع الاستهلاكية سريعة الحركة تعتبر ميزة قوية.

المؤهلات والخبرة

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، التجارة الدولية، أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 3 - 5 سنوات في عمليات التصدير / تنسيق المبيعات / اللوجستيات في قطاع السلع الاستهلاكية أو صناعة الأغذية والمشروبات.
• تفضل الخبرة في أسواق التصدير في الشرق الأوسط، ودول مجلس التعاون الخليجي، أو آسيا.
• الإلمام بالأطر التنظيمية في دولة الإمارات ودول مجلس التعاون الخليجي لتصدير الأغذية.

مكان العمل والتقارير

• الموقع: مكتب Camelicious، دبي (مع تنسيق متكرر مع المصنع، وضمان الجودة، والمالية).
• ساعات العمل: حسب سياسة الشركة.
• التقارير إلى: مدير المالية (المرحلة الأولية)؛ مدير التصدير / مدير الصادرات (بعد الانتقال).