منسق مرافق

Client of SThree

المسؤوليات الرئيسية -

• مهام الاستقبال:
• ترحيب الزوار والمساعدة في إجراءات التسجيل
• تمثيل والحفاظ على قيم SThree في جميع التفاعلات
• الإشراف على منطقة الاستقبال وضمان خدمة ممتازة للموظفين والزوار
• التعامل مع البريد الوارد والصادر والتسليمات
• ضمان أن تكون المكاتب وغرف الاجتماعات مرتبة وقابلة للتقديم
• تخطيط وإجراء جولات المكتب للموظفين الجدد

2. دعم إداري متقدم

• • مسؤول عن إدارة الوثائق
  • إنشاء وإدارة أوامر الشراء
  • تسجيل نتائج الجولات الأسبوعية
  • مسؤول عن الرد على البريد الإلكتروني والتواصل الداخلي
  • دعم تنسيق الموردين وتتبع العقود
  • تقديم تحديثات حالة FM بانتظام إلى RREFM
  • دعم إداري حسب الحاجة لمديري المبيعات

3 إدارة المرافق

• • إدارة النظام الداخلي لطلبات المرافق
  • دعم في الحفاظ على قاعدة معرفة FM وSharePoint وأنظمة أخرى
  • إجراء تفتيشات يومية
  • إجراء تفتيشات موثقة أسبوعية للمرافق
  • قيادة والمشاركة في المشاريع حسب التكليف
  • تسجيل وإدارة مقاولين FM في الموقع
  • ضمان تنفيذ أعمال PPM وفقًا للجدول الزمني
  • ضمان تنفيذ الأعمال التفاعلية في الوقت المناسب
  • العمل مع مشرف التنظيف لضمان أن يتم الحفاظ على تنظيف المكتب بأعلى المعايير
  • الحفاظ على سجل الأصول الثابتة للموقع
  • التواصل بشأن أي إشعارات/تغييرات والتأثير على أفضل الممارسات مع جميع أصحاب المصلحة في العقار
  • شراء المكتب - ضمان أن يتم الحفاظ على مخزون جميع المواد المكتبية ومواد الطباعة دائمًا.
  • طلب المشروبات والمرطبات واللوازم المكتبية العامة بطريقة فعالة من حيث التكلفة. الحفاظ على أوامر الشراء محدثة
  • العمل مع مالكي المباني لضمان بيئة عمل آمنة وممتعة

4. الصحة والسلامة

• • العمل كمسؤول عن الحرائق ومساعد أول. (تم توفير التدريب)
  • ضمان أن يكون المكتب لديه عدد كافٍ من مسؤولي الحرائق ومساعدي أول
  • الإبلاغ وتوثيق أي حوادث أو وقائع
  • الحفاظ على الامتثال للصحة والسلامة والتدريب
  • إجراء فحوصات منتظمة على إمدادات ومعدات الإسعافات الأولية
  • إكمال تقييمات مخاطر مكان العمل في المكتب
  • مراجعة RAMS وإصدار تصاريح العمل عند الضرورة
  • دعم متطلبات DSE للموظفين في المكتب وفي المنزل، وفقًا للإجراءات التي وضعتها الصحة العالمية والموارد البشرية

5. ESG والامتثال

• • دور بطل البيئة، إدارة والإبلاغ بانتظام عن امتثال بيانات ESOS وتعزيز وتأثير أفضل الممارسات حول إعادة التدوير والمبادرات الخضراء. الإبلاغ عن إجراءات توفير الطاقة في المكتب (مثل: تحسين إعادة التدوير، تغيير تركيبات الإضاءة، عدم استخدام البلاستيك
  • تقديم تقارير بيانات الكربون لتلبية توقعاتنا المنظمة للموقع، ربع سنوية. البيانات المتعلقة بمرافق المكتب والنفايات يجب إدخالها على منصة الكربون: الغاز، الحرارة والبخار، استخدام وقود آخر؛ المبرد، النفايات العامة والمعاد تدويرها؛ استهلاك الورق
  • التواصل مع إدارة المباني للمالكين بشأن مبادرات ESG
  • ضمان أن تكون جميع اللافتات القانونية سارية وعرضها في المكتب
  • ترتيب تقييمات مخاطر الحرائق وتنفيذ الإجراءات

6. أخرى

• • مساعدة المنظمين في الفعاليات الداخلية، المساعدة في إعداد غرف الاجتماعات والإبلاغ عن أي مشكلات تقنية
  • إدارة أنظمة إدارة الزوار والإبلاغ عن أي مشكلات
  • إدارة خزائن الموظفين وتحمل مسؤولية إدارة المفاتيح والأمان داخل المكتب
  • التواصل بشأن تحديثات المكتب والمعلومات في إنترانت لدينا، عبر البريد وعروض داخلية
  • تحديث صفحة الإنترانت للموقع المحدد