منسق التمويل

Raffles Hotels & Resorts

وصف الوظيفة

وصف الوظيفة

المسمى الوظيفي: منسق مالي

القسم: المالية

التقارير إلى: مدير المالية ودعم الأعمال 

هدف الوظيفة

تقديم الدعم التنظيمي والإداري لأقسام المالية والمشتريات وتنفيذ الإجراءات المكتبية والتجارية المعينة بشكل timely وفعال.

الأدوار الرئيسية والمسؤوليات

• التواصل مع العملاء (داخليًا وخارجيًا) بطريقة مهذبة ومؤدبة
• أداء الواجبات والمسؤوليات بطريقة سرية عند الاقتضاء
• كتابة وإعداد مجموعة متنوعة من الوثائق مثل الرسائل والمذكرات ومحاضر الاجتماعات
• التعامل مع المراسلات والرد على الهاتف كما يتعلق بالوظيفة
• حضور الاجتماع اليومي للمالية وتدوين محضر الاجتماع
• إعداد تقرير حضور الموظفين الشهري لمدير الرواتب في المجموعة
• التحقق من إدخالات العطلات في جدول الزمن المقدم من T&C من ERP
• إعداد فهرس الموظفين على أساس شهري بناءً على جدول الزمن المقدم
• جمع مستندات الأرباح والخصومات وإدخالها لاحقًا في تقارير الأرباح والخصومات
• المساعدة في إرسال/جمع الوثائق من/إلى سوفيتيل دبي الأوبليسك
• تقديم الدعم التنظيمي والإداري لمدير المالية
• تنظيم مجموعة متنوعة من الوثائق والحفاظ على القرطاسية واللوازم المكتبية
• الحفاظ على معرفة كاملة بجميع خدمات وميزات المالية والمشتريات والفندق
• التواصل مع الأقسام الأخرى لضمان التواصل وحل الفرص
• المساهمة بأفكار واقتراحات لتعزيز الإجراءات المالية والتشغيلية في الفندق
• العمل بكفاءة وفعالية لتلبية المواعيد النهائية وتقديم عمل عالي الجودة
• الحفاظ على علاقات إيجابية مع الموردين والعملاء الخارجيين الآخرين
• تنفيذ أي مهام أخرى عند تكليفها من قبل مدير المالية
• تنظيم اليوميات اليومية للحسابات المستحقة والفواتير
• تحميل الفواتير عبر الإنترنت بما في ذلك الموردين Pacific World وDnata وعدد قليل آخر
• متابعة مرتين في الأسبوع لحسابات PM وPX
• تسوية بطاقة الائتمان
• تقديم الدعم الأسبوعي لمتابعة المدفوعات
• مساعدة فرق المالية والمشتريات خلال أوقات الإجازات عند الحاجة
  
  

المؤهلات

السمات الشخصية

• مهارات تواصل ممتازة باللغة الإنجليزية، كتابةً وشفاهيًا (تحدث لغة أجنبية إضافية سيكون ميزة)
• مهارات تواصل شخصية ممتازة لبناء علاقات إيجابية مع جميع الأقسام والقدرة على التعامل مع موظفين متنوعين
• اهتمام قوي بالتفاصيل مع القدرة على التنسيق وتحديد الأولويات لمهام متعددة
• إجادة استخدام الكمبيوتر في Word وExcel وPowerPoint وPublisher وOutlook ومهارات كتابة جيدة
  
  

المؤهلات

• تعليم جامعي أو درجة في إدارة الأعمال / الفنادق
• تفضل الخبرة المتعلقة بالمالية / المشتريات
• الخبرة في الاستقبال أو F&B أو مجالات أخرى من تجربة الفندق مفيدة لفهم الدور
• يجب أن يحب الأرقام والمحاسبة
• يفضل دورة معتمدة في الإدارة الإدارية
  
  

الخبرة

• خبرة لا تقل عن سنة في صناعة الضيافة،
• يفضل أن تكون لديك خبرة سابقة في دور مشابه