مدير واجب المكتب الأمامي

M venpick Hotels & Resorts

وصف الوظيفة

الدور

• تحت توجيه وإشراف مدير المكتب الأمامي وضمن حدود معايير أكور وOSM (دليل المعايير التشغيلية)، فإن مسؤولياته/مسؤولياتها هي تقديم خدمة فعالة وشخصية ومهذبة وفي الوقت المناسب وممارسة تقنيات البيع الإضافي. للعمل بروح الفريق ولضمان مغادرة كل ضيف للمكان وهو راضٍ تمامًا وراغب في العودة.
  
• يجب أن يكون على دراية تامة بجميع معايير العمليات الخاصة بمؤسسة M venpick المحلية والتأكد من اتباعها. هو / هي مسؤول عن الإشراف على العمليات في المكتب الأمامي وفقًا لمعايير الفندق الخاصة بنا لضمان رضا الضيوف تحت إشراف مدير المكتب الأمامي في تحقيق أهدافهم. يجب أن يساعد في تحقيق الالتزامات والأهداف الموضحة أدناه:
  
  

المخرجات الرئيسية والمسؤوليات

التخطيط والتنظيم:

• مراجعة وتحديث سجل الأحداث.
  
• كن أنيقًا ومهندمًا واحتفظ بمزاج ودود ومبتهج في جميع الأوقات.
  
• الإبلاغ بانتظام عن الأحداث إلى FDM ومدير العمليات ومدير عام الفندق.
  
• الحفاظ على علاقات الزملاء.
  
• حل الشكاوى والتعامل مع النزاعات.
  
• ضمان أن تكون الخدمات وفقًا للمعايير المطلوبة.
  
• تسهيل إجراءات تسجيل الوصول والمغادرة للفندق وتعليقات المقيمين.
  
• جولة في الفندق وفقًا لقائمة التحقق.
  
• تنسيق الشراء لقسم المكتب الأمامي مع فريق المالية وفقًا لإجراءات الفندق.
  
• تخطيط وتنسيق جميع أنشطة الانتقال مع الأقسام ذات الصلة.
  
• الالتزام ورصد نفقات التشغيل القسم وفقًا لميزانية القسم والتوقعات.
  
• مراجعة ورصد جداول العمل للقسم، والإشراف على أن تكون رواتب القسم متماشية مع الميزانيات.
  
  

العمليات

• التحضير لوصول الضيوف اليومي من حيث تخصيص الغرف، والمرافق، والطلبات الخاصة للضيوف.
  
• الإعلان عن غرف VIP لقسم التدبير المنزلي وقسم الطعام والشراب.
  
• ضمان أن تكون غرف VIP جاهزة ومفحوصة وكل شيء في النظام قبل الوصول.
  
• حضور إحاطة الإدارة الصباحية إذا لزم الأمر/طلب.
  
• تحمل مسؤولية نوبتك والتعامل مع المواقف، وضمان أن يتم الاعتناء بفريق الاستقبال في النوبة ومساعدتهم إذا لزم الأمر.
  
• تسجيل ومعالجة تسجيل الوصول لجميع الوافدين.
  
• إجراء إحاطة يومية وضمان اتباع معايير IQ.
  
• أداء إجراءات تسجيل الوصول والمغادرة في الاستقبال.
  
• كن جزءًا وقيادة نجاح جميع التسجيلات وساعد في تحقيق هدف الفندق.
  
• ضمان ذكر برنامج Cherish في كل إحاطة وجمع التعليقات اليومية من الفريق من أجل تحقيق الهدف الشهري.
  
• تحقق من التعليقات عبر الإنترنت (TripAdvisor، Booking.com، إلخ) واستقصاء المشاكل ثم الإبلاغ عنها للمدير.
  
• ضمان التحقيق في تعليقات الضيوف والرد على الضيف وفقًا لذلك.
  
• المساعدة في تحقيق أهداف Trust You.
  
• الاستجابة لطلبات الضيوف واتخاذ إجراء وفقًا لذلك.
  
• التعامل مع شكاوى الضيوف واتخاذ إجراء على الفور لضمان تقديم الرضا.
  
• مساعدة مدير الفندق في حالة الحاجة.
  
• المسؤولية عن مهام الصرافة، والعمليات النقدية الأجنبية، والمهام الخاصة بالتدقيق الليلي والتسوية عند مغادرة الضيوف.
  
• التعامل مع حجوزات الزوار في جميع الأوقات ومعالجة الحجوزات عبر الهاتف عندما يكون قسم الحجوزات مغلقًا.
  
• تقديم خدمة ودية وسلسة ومهذبة للضيوف والاستجابة بسرعة لجميع الطلبات والاستفسارات في جميع الأوقات.
  
• حل شكاوى/طلبات الضيوف والتواصل مع القسم المعني لضمان المتابعة الفورية.
  
• التعامل مع إصدار بطاقات مفاتيح غرف الضيوف وضمان التحكم الفعال في أمان الضيوف.
  
• التحقق من Paymaster يوميًا وتقديم ملاحظات لـ FDM مع الإجراءات المتخذة.
  
• تشجيع البيع الإضافي للغرف والإفطار يوميًا للفريق ومشاركة النتائج والتعليقات.
  
• التحقق من حالة الفندق، والإشغال، والفعاليات، والمجموعات، وMIPs.
  
• أرشفة تقارير الاستقبال اليومية والمستندات بشكل منظم.
  
• تقديم تدريب مناسب وتعريف لجميع الملتحقين الجدد بالاستقبال وضمان استخدام Opera V9 كنظام إدارة الممتلكات في التدريب.
  
• الحفاظ على ورقة المكالمات اليومية ومشاركة التعليقات/الإجراءات مع المدير.
  
• حضور اجتماعات الائتمان عند الطلب.
  
• حضور اجتماعات الإيرادات عند الطلب.
  
• في نهاية النوبة أو اليوم، يجب عليه/عليها التواصل بكل المعلومات التي يجب أن تعرفها النوبة التالية لضمان سير العمليات بشكل جيد.
  
• التنسيق والمعلومات مع المكتب الأمامي، والتدبير المنزلي، وF&B وخاصة مع المدير العام بشأن MIPs وVIPs.
  
• للتعامل بفعالية مع جميع شكاوى الضيوف المتعلقة بالمكتب الأمامي بالتنسيق مع مدير المكتب الأمامي، واتخاذ إجراءات تصحيحية لمنع تكرار الشكاوى وتحويل الضيف إلى عميل متكرر. التنسيق مع الأقسام الأخرى، والإبلاغ إلى مدير المكتب الأمامي ومدير العمليات والمدير العام.
  
• مهام أخرى كما هو مطلوب.
  
• أداء الواجبات بطريقة تحترم قيم أكور.
  
• المساعدة في فرق العمل الخاصة بالافتتاحات الجديدة.
  
• تنفيذ أي مهمة معقولة أخرى (قد لا يتم ذكرها هنا) عند الطلب.
  
• حضور وترؤس الإحاطات اليومية.
  

الابتكار

نحن نجرؤ على تحدي الوضع الراهن. نحن نحتضن الابتكار ونتحدى أنفسنا للقيام بالأشياء بشكل أفضل وأسرع. نحن نأخذ المخاطر، ونحلم بالمستحيل ونجعلها ممكنة

المؤهلات

• درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة أو مزيج من التعليم والخبرة المكافئة مطلوب.
  
• شخصية تركز على الخدمة أمر ضروري.
  
• تجربة سابقة في العمل مع Opera أو نظام ذي صلة ميزة.
  
• قدرة مثبتة على بناء والحفاظ على علاقات جيدة مع جميع المعنيين.
  
• التواصل بالأفكار، والإجراءات، والفرص بوضوح مع مهارات شبكة قوية.
  
• القدرة على القيادة بالقدوة، والاعتقاد في ثقافة الفريق القوية وتحديد المشهد للأداء العالي.
  
  

معلومات إضافية

• مهارات قوية في التعامل مع الآخرين وحل المشكلات.
  
• إجادة اللغة الإنجليزية والعربية، واللغات الإضافية ميزة.