مشرف المكتب الأمابي The First Group

ملخص الوظيفة:

المسؤولية الأساسية لهذه الوظيفة هي التوافق مع سياسات وإجراءات قسم الاستقبال لتقديم سلوك خدمة استثنائي وخلق البيئة المناسبة التي يمكن لزملائنا تجربتها مما سيساعدهم على أن يكونوا مستجيبين ومحترمين، وتقديم تجربة رائعة للضيوف وبناء ثقافة خدمة العملاء.

المشرف على مكتب الاستقبال مسؤول عن الترحيب، وتسجيل الضيوف عند الوصول وتسجيلهم عند المغادرة في جهود الفندق المستمرة لتقديم خدمة ضيافة متميزة والربحية المالية. المشرف على مكتب الاستقبال مسؤول عن إشراف فريق مكتب الاستقبال وسيساعد أيضًا مديري المناوبات في العمليات اليومية لمكتب الاستقبال. بصفتك ممثل الشركة، ستجعل الضيوف يشعرون بالراحة، وتخلق جوًا دافئًا وتبدأ محادثة.

المسؤوليات الرئيسية

• ضمان الالتزام بمعايير العلامة التجارية للشركة، والسياسات والإجراءات في جميع الأوقات.
• الإشراف على عملية التحول اليومية وضمان التزام جميع أعضاء الفريق بإجراءات التشغيل القياسية.
• تقديم انطباع إيجابي أول وآخر للعملاء والحفاظ عليه في جميع الأوقات.
• أداء وتفويض مهام متنوعة ضرورية للعمليات اليومية لمكتب الاستقبال في الفندق. تشمل هذه المهام إجراء أو تأكيد الحجوزات، والتحقق من المدفوعات وجمعها، والتحكم في وصول الضيوف إلى صناديق الأمانات، والاتصال بخدمة التنظيف أو الصيانة عندما يبلغ الضيوف عن مشكلة.
• توفير التدريب والدعم اللازمين للفريق.
• مهام محاسبية، مثل تسوية الحسابات (حد الائتمان).
• يجب أن تكون ودودًا ومنفتحًا، وتمتلك مهارات تواصل وحل مشاكل ممتازة.
• الحرص دائمًا على تقديم رعاية عملاء متميزة.
• الرد على المكالمات الهاتفية والاستفسارات بشأن الحجوزات، معلومات الفندق ومخاوف الضيوف.
• استخدام تقنيات البيع الاقتراحية لبيع ليالي الغرف، وزيادة نسبة الإشغال والإيرادات.
• الالتزام بسياسات حد الائتمان الخاصة بالشركة.
• تخصيص الغرف للوصول المتوقع بعد التحقق من تفضيلات الضيوف والطلبات الخاصة.
• بناء علاقات قوية والتواصل مع جميع الأقسام الأخرى خاصةً قسم التنظيف، والحجز، إلخ.
• التحقق من تحديث جميع تعليمات الفوترة بشكل صحيح.
• ضمان تحديث دفتر سجل مكتب الاستقبال / قائمة التحقق دائمًا واتخاذ الإجراءات المناسبة.
• ضمان السلامة من خلال اتباع إجراءات تسجيل الضيوف وإجراءات الأمان والإبلاغ عن الأنشطة المشبوهة إلى الأمن ومديري المناوبات.
• مساعدة جميع الأقسام في خدمة الضيوف خلال فترات الذروة.
• تحمل المسؤولية في غياب مدير المناوبة / مدير مكتب الاستقبال.

• خبرة لا تقل عن سنتين كمشرف في مكتب الاستقبال في منشأة 4/5* مع مخزون يتجاوز 300 غرفة
• إلمام تام بتكنولوجيا معلومات مكتب الاستقبال (مثل OPERA، VICAS، إلخ)
• مهارات تواصل ممتازة مع إتقان في التحدث والكتابة باللغة الإنجليزية التجارية
• اللغات المطلوبة: الإنجليزية بطلاقة، مع تفضيل الطلاقة في الفرنسية، العربية، أو الروسية
• لاعب فريق مع مهارات تخطيط وتنظيم ممتازة
• قادر على العمل لساعات عمل مرنة مع نوبات متناوبة
• شخصية لطيفة مع مهارات حل مشاكل جيدة