تنفيذي علاقات الأعضاء (المواهب الوطنية) DUBAI PROPERTIES GROUP LLC

حول مجموعة TECOM – إدارة أصول دبي القابضة:

مجموعة TECOM PJSC، وهي شركة مدرجة في سوق دبي المالي، والتي تقوم بتطوير وتشغيل مناطق أعمال استراتيجية تركز على القطاعات عبر دبي منذ عام 1999. يتكون محفظة مجموعة TECOM من 10 مناطق أعمال تلبي ستة قطاعات اقتصادية حيوية قائمة على المعرفة، بما في ذلك التصميم والتعليم والتصنيع ووسائل الإعلام والعلوم والتكنولوجيا.

المناطق العشر هي: مدينة دبي للإنترنت، مدينة دبي للخدمات الخارجية، مدينة دبي للإعلام، مدينة دبي للاستوديوهات، مدينة دبي للإنتاج، حديقة دبي للمعرفة، مدينة دبي الأكاديمية العالمية، حديقة دبي للعلوم، مدينة دبي الصناعية ومنطقة دبي للتصميم (D3).

حول الوظيفة:

تاحة فرصة لعضو العلاقات التنفيذية للانضمام إلى مجموعة TECOM. المسؤوليات والمهام الرئيسية لهذا الدور:

• يتولى حامل الدور مسؤولية إدارة وتنفيذ الأنشطة التشغيلية لمساحة العمل المشتركة، وضمان تدفقات عمل سلسة وتقديم خدمات عالية الجودة وفقًا للسياسات المؤسسية لتحقيق أقصى رضا للعملاء.
• بالإضافة إلى ذلك، يوفر الدور الدعم التشغيلي والتنسيقي لوظيفة البرامج والفعاليات، مما يساهم في التخطيط الفعال وتنفيذ الفعاليات.

إدارة الاستقبال ومكتب الاستقبال

• يعمل كنقطة الاتصال الرئيسية للضيوف/الزوار في مساحة العمل المشتركة عند وصولهم حتى مغادرتهم ويضمن استقبال الزوار في المكتب بحرارة، وتقديم معلومات دقيقة، وتوجيههم إلى الشخص المعني، والاجتماعات، وتقديم المساعدة حسب الاقتضاء وضمان تقديم خدمة عملاء فعالة.
• تنسيق مع المسؤول لتقديم المشروبات للزوار في الاستقبال/غرف الاجتماعات حسب الاقتضاء لضمان تلقي الزوار العناية اللازمة وفقًا لمعايير الضيافة الخاصة بالشركة.
• تنسيق طلبات الزوار/العملاء مثل استئجار سيارات الأجرة، معلومات وسائل النقل العامة، إلخ، لضمان أن الزوار/العملاء لديهم تجربة زيارة ممتازة لزيادة رضا العملاء وتحقيق أهداف القسم.
• ضمان تسجيل جميع وصول الزوار بشكل صحيح للحفاظ على سجلات دقيقة.
• معالجة جميع المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة بشكل احترافي وتوجيه المكالمات إلى الشخص المعني لضمان معالجة جميع المكالمات بكفاءة.
• ضمان أن يكون مكتب الاستقبال مشغولاً، ومجهزًا للتشغيل، ومخزونًا دائمًا.
• توفير الدعم للوفود الهامة لضمان أن جميع الزيارات تتماشى مع الإرشادات المحددة وحسب بروتوكول الشركة.
• الحفاظ على أمان المكتب من خلال اتباع إجراءات السلامة والتحكم في الوصول عبر مكتب الاستقبال (مراقبة سجل الحضور، إصدار بطاقات الزوار).
• ضمان الاستمرار في صيانة معايير مركز الأعمال لتشمل المكاتب، وغرف الاجتماعات، والمناطق المشتركة.

دعم القسم، التسجيلات وغرفة البريد

• إرشاد الفريق في فحص وتصفية المتقدمين بناءً على معايير الاختيار المحددة مسبقًا، وتقدم المتقدمين خلال عملية العمل الحر والرد على استفسارات الأعضاء.
• جمع وصيانة طلبات التسجيل بسرعة والتحقق من الوثائق لضمان الدقة والاكتمال قبل إرسالها لمزيد من المعالجة. التنسيق مع AXS لمعالجة طلبات الأعضاء بسرعة وضمان إبقاء الأعضاء على علم بالتحديثات المنتظمة.
• معالجة جميع البريد والوثائق الواردة/الصادرة، ختمها عند الاستلام، فصلها، وتوزيعها/إرسالها إلى المرسل إليه الصحيح لضمان توزيع دقيق للبريد وعدم توجيه الوثائق الهامة بشكل خاطئ.
• الحفاظ على سجلات البريد/الطرود يوميًا/شهريًا لتوفير المعلومات والبيانات لفوترة دقيقة.
• التنسيق مع السائقين/الرسل لمراقبة تحركات جمع/تسليم الوثائق لتجنب فقدان/خطأ الوثائق أثناء النقل.
• التنسيق مع دعم تكنولوجيا المعلومات إذا كانت معدات غرفة الاجتماعات مثل جهاز العرض، الشاشة البلازمية تحتاج إلى اهتمام.
• إبلاغ فريق تطوير الأعمال عن فرص الأعمال المحتملة للزوار.
• المساعدة في المهام العارضة كما هو موكل لتسهيل العمليات السلسة للأعمال وضمان تحقيق القسم لأهدافه العامة.
• تحديث وصيانة قائمة الاتصال لجميع الموظفين لضمان الحفاظ على قاعدة بيانات شاملة لجهات اتصال الموظفين.
• إعداد تقارير النشاط عن جميع معاملات الخدمة التي حدثت على أساس شهري لتوفير معلومات في الوقت المناسب للإدارة.
• تقديم الدعم لوظيفة البرمجة والفعاليات لضمان تغطية جميع جوانب العمليات للفعاليات.

إدارة علاقات الأعضاء

• يعمل كنقطة اتصال محورية وينسق لجميع متطلبات غرف الاجتماعات لضمان المساعدة في حجز غرف الاجتماعات للاجتماعات المجدولة.
• تقديم الدعم لجمع المعلومات المتعلقة بتعليقات العملاء لتوفير بيانات أمامية للإدارة لفهم الرأي العام، قياس تجربة الزوار أو اتخاذ قرارات الأعمال والتسويق.
• التواصل وحل شكاوى / قضايا العملاء ضمن مستوى السلطة المفوضة أو التصعيد في الوقت المناسب ومتابعة قضايا العملاء إلى القسم المناسب لتقديم خدمة عملاء عالية المستوى تؤدي إلى رضا العملاء وولائهم.
• استقبال المكالمات الهاتفية على الخطوط الرئيسية والتأكد من الرد على جميع المكالمات في الوقت المناسب ومساعدة الشركاء التجاريين بمعلومات دقيقة وواضحة.
• تسجيل جميع تفاعلات العملاء (استفسارات، فرص، طلبات وشكاوى) بدقة والحفاظ على قاعدة بيانات وسجل في الأنظمة المتاحة لتوفير مدخلات لتقارير الإدارة.
• يعمل كنقطة اتصال رئيسية للشركاء التجاريين - التنسيق لإصدار وتجديد عقود الإيجار، التراخيص التجارية، والتصاريح، والمساعدة في التحصيل في الوقت المناسب للحسابات المستحقة من الشركاء والتواصل للمصالحة على البيانات وضمان دقة الفواتير لتوفير خدمة عملاء فعالة.
• جمع جميع وثائق العملاء مثل العقود، التراخيص، ونسخ جوازات السفر وما إلى ذلك والحفاظ على الملفات الإدارية لضمان سير العمليات التجارية بسلاسة وتدفق فعال للعمل.
• دعم رئيس القسم من خلال توجيه متطلبات العملاء إلى فرص تجارية قابلة للتطبيق للمساهمة في ربحية القسم.