منسق مبيعات العقارات المتعددة Marriott International

ملخص الوظيفة

دعم العمليات اليومية لقسم مبيعات العقارات المتعددة من خلال تقديم المساعدة الإدارية والتنظيمية الشاملة. تتضمن هذه الوظيفة الحفاظ على سجلات دقيقة، وإدارة العقود والفواتير، وتحديث الأنظمة، وتنظيم أنشطة الفريق، وضمان الامتثال لمعايير وإرشادات ماريوت. العمل كنقطة الاتصال المركزية للمهام الإدارية، دعم مدير مبيعات وتوزيع العقارات المتعددة، ومدير مبيعات المجمع - الشركات والحكومة، ومدير إدارة الإيرادات للعقارات المتعددة، وجميع أعضاء فريق المبيعات. ضمان التواصل الفعال والتفوق التنظيمي عبر جميع قطاعات المبيعات.

إدارة المبيعات

• إدارة جميع المهام الإدارية لفريق المبيعات، بما في ذلك إعداد العقود، وأرشفة الاتفاقيات الموقعة، والحفاظ على سجلات دقيقة.
• تجميع قواعد بيانات للحسابات المحتملة باستخدام المعلومات المجمعة.
• متابعة أوامر الشراء وضمان المعالجة في الوقت المناسب.
• تحديث وإدارة التقارير مثل التمديدات الأسبوعية للإقامات الطويلة وتقارير تتبع العملاء المحتملين.
• تنظيم والحفاظ على نظام أرشفة القسم.

الاتصالات

• الرد بسرعة على استفسارات العملاء بمهنية ونهج يركز على العميل.
• صياغة ومراجعة وتدقيق الوثائق (مثل العقود، والمذكرات، والعروض التقديمية) لضمان الدقة والامتثال لمعايير ماريوت.
• التواصل بفاعلية مع الفرق الداخلية والعملاء والموردين عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو شخصياً.
• تدوين الملاحظات خلال اجتماعات المبيعات وتوزيعها على الأطراف المعنية.

الدعم التنظيمي

• إدارة تنظيم المكتب، بما في ذلك طلب اللوازم المكتبية، وتحديث الحضور في نظام الرواتب، وجدولة أيام إجازة الفريق.
• تنظيم اجتماعات القسم، وأعياد ميلاد الفريق، والتجمعات لتعزيز المشاركة.
• الحفاظ على بيئة مكتبية نظيفة ومهنية ومنظمة.
• تجميع وتوزيع تحديثات الأنشطة الأسبوعية لفريق المبيعات.

البحث وإدارة البيانات

• إجراء أبحاث عن العملاء والحسابات لدعم مبادرات المبيعات.
• حضور المعارض (مثل DWTC) لجمع بيانات العملاء وتحديد الحسابات المحتملة.
• إجراء عمليات فحص يومية للضيوف الداخليين لتحديد الضيوف الشركات وتعيين تنبيهات النظام لمديري المبيعات المعنيين.

التعاون في الفريق

• التعاون مع جميع أعضاء فريق المبيعات، والمساعدة عبر القطاعات، وخاصة الشركات والإقامات الطويلة.
• المشاركة في أنشطة المبيعات السريعة لتوليد العملاء المحتملين وزيادة الإيرادات.
• تقديم الدعم التشغيلي في حالات نادرة، عند الحاجة.
• العمل بشكل وثيق مع مدير المبيعات - الشركات والحكومة، ومدير إدارة الإيرادات، وقادة آخرين لمعالجة الاحتياجات اليومية.

التكنولوجيا والتقارير

• استخدام أنظمة ماريوت، بالإضافة إلى أوبرا، Cvent، Knowland، Agency360، وغيرها.
• إعداد عروض تقديمية دقيقة ومهيكلة بشكل جيد وأوراق Excel وفقًا لمعايير الكفاءة المتقدمة.
• تعلم وإدارة أنظمة جديدة، مثل برامج الشراء والرواتب، حسب الحاجة.

اتباع جميع سياسات وإجراءات الشركة؛ ضمان أن يكون الزي والمظهر الشخصي نظيفين ومهنيين؛ الحفاظ على سرية المعلومات الملكية؛ حماية أصول الشركة. الترحيب وتقدير جميع الضيوف وفقًا لمعايير الشركة؛ توقع ومعالجة احتياجات الخدمة للضيوف؛ شكر الضيوف مع تقدير حقيقي. التحدث مع الآخرين بلغة واضحة ومهنية؛ إعداد ومراجعة الوثائق المكتوبة بدقة وكمال؛ الرد على الهواتف باستخدام آداب السلوك المناسبة. تطوير والحفاظ على علاقات عمل إيجابية مع الآخرين؛ دعم الفريق لتحقيق الأهداف المشتركة؛ الاستماع والاستجابة بشكل مناسب لمخاوف الموظفين الآخرين. الامتثال لتوقعات ومعايير ضمان الجودة. التحرك، ورفع، وحمل، ودفع، وسحب، ووضع أشياء تزن أقل من أو تساوي 10 أرطال بدون مساعدة. أداء مهام العمل المعقولة الأخرى حسب طلب المشرفين.