إدارة المكاتب Hill International (Middle East) Ltd.

·o دعم إداري عام: o يقدم الدعم الإداري/السكرتاري لنائب الرئيس/نائب الرئيس وفريقه. o يرحب بالضيوف وزوار المكتب بأدب واحترام. o يحتفظ بنسخة ورقية أو تقويم إلكتروني للنائب المسؤول. o يتبع إجراءات التحكم في الوثائق لمكتب هيل الدولية والمشاريع. o يجمع ويستعرض ويوزع النسخ الورقية الواردة والبريد الإلكتروني. o يتعامل بشكل مستقل مع البريد، دون الحاجة لانتباه نائب الرئيس. o يستعرض المراسلات الواردة والصادرة من حيث الدقة ويعد الوثائق الصادرة التي تتطلب توقيع نائب الرئيس/نائب الرئيس. o ينسق ترتيبات السفر المعقدة. o تصوير المستندات، والمسح الضوئي، وأرشفة الوثائق. o يعد، ينسخ، يقدم ويحتفظ بتقارير النفقات باستخدام VantagePoint. o معالجة فواتير الموردين بالتنسيق مع قسم المالية. o يؤدي مهام إدارية أخرى حسب الحاجة. o يكون جزءًا من فريق العمليات/الإدارة عند الحاجة. · عمليات الاستقبال: o الرد على الهواتف وتوجيه المكالمات. o الحفاظ على آلات الفاكس وآلات النسخ والطابعات في المكتب. o إدارة جدول سائقي المكتب، على سبيل المثال، تنظيم عمليات الاستلام والتسليم اليومية وتسليم الوثائق. o ترتيب استلام الطرود حسب الحاجة. o طلب مستلزمات المكتب والمطبخ وتنسيق التسليم. o باستخدام مهارات تواصل ممتازة، التواصل مع مستويات مختلفة من موظفي الشركة والإدارة والزوار والعملاء، إلخ. · عمليات المكتب: o المساعدة في تخطيط الفعاليات/الاجتماعات. o تنسيق وتنظيف وتنظيم المكتب (عند الضرورة).