إدارة المكاتب Hill International (Middle East) Ltd.

· دعم إداري عام: o يقدم الدعم الإداري/السكرتاري لنائب الرئيس/نائب الرئيس وفريقه. o يستقبل ويستضيف الضيوف وزوار المكتب بأدب واحترام. o يحتفظ بنسخة ورقية أو تقويم إلكتروني للنائب المسؤول. o يتبع إجراءات التحكم في الوثائق لمكتب هيل الدولية والمشاريع. o يجمع، ويستعرض، ويوزع النسخ الورقية والبريد الإلكتروني الوارد. o يتعامل بشكل مستقل مع البريد، دون الحاجة إلى انتباه النائب. o يستعرض المراسلات الواردة والصادرة للتحقق من الدقة وينسق الوثائق الصادرة التي تتطلب توقيع النائب/نائب الرئيس. o ينسق ترتيبات السفر المعقدة. o تصوير، مسح، وأرشفة الوثائق. o يعد، ينسخ، يقدم، ويودع تقارير المصروفات باستخدام VantagePoint. o يعالج فواتير الموردين بالتنسيق مع قسم المالية. o يؤدي مهام إدارية أخرى حسب الحاجة. o يكون جزءًا من فريق العمليات/الإدارة عند الحاجة. · عمليات الاستقبال: o الرد على الهواتف وتوجيه المكالمات. o الحفاظ على آلات الفاكس وآلات النسخ والطابعات في المكتب. o إدارة جدول سائقين المكتب، مثل تنظيم الاستلام اليومي، والتسليم، وتسليم الوثائق. o ترتيب استلام الطرود حسب الحاجة. o طلب مستلزمات المكتب والمطبخ وتنسيق التسليم. o باستخدام مهارات التواصل الممتازة، يتواصل مع مستويات مختلفة من موظفي الشركة والإدارة والزوار والعملاء، إلخ. · عمليات المكتب: o المساعدة في تخطيط الفعاليات/الاجتماعات. o تنسيق و(عند الضرورة، أداء) التنظيف وتنظيم المكتب.