مدير مكتب (مواطن إماراتي)

Confidential Company

سيقوم مدير المكتب بتقديم الدعم الإداري والاستقبال والتأجير لضمان سير العمل اليومي بسلاسة وكفاءة. تشمل المسؤوليات التعامل مع المهام المتعلقة بالاستقبال، والمساعدة في عمليات التأجير الجديدة وتجديد العقود، وإدارة إدخال بيانات CRM، والحفاظ على أنظمة حفظ الملفات منظمة، ودعم المهام العامة للمكتب.

المسؤوليات الرئيسية

الإدارة والاستقبال

• العمل كنقطة الاتصال الأولى للزوار والمتصلين.
• الرد على المكالمات الواردة وتصفيتها وتوجيهها بشكل احترافي.
• ترحيب الزوار، وإدارة سجلات الزوار، وتنسيق حجوزات غرف الاجتماعات.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر وخدمات البريد السريع.

دعم التأجير

• مساعدة فريق التأجير في الوثائق المتعلقة بالعقود الجديدة وتجديدها.
• إعداد عقود الإيجار، وإشعارات التجديد، وغيرها من الوثائق المتعلقة بالتأجير.
• التنسيق مع المستأجرين بشأن الأوراق المطلوبة والمتابعات.

إدارة بيانات CRM وإدخال البيانات

• تحديث والحفاظ على معلومات المستأجرين والعقود بدقة في نظام CRM.
• ضمان نزاهة البيانات وكمال السجلات.
• إصدار التقارير حسب الحاجة لفرق التأجير والإدارة.

إدارة المكتب وحفظ الملفات

• الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات المادية والرقمية بطريقة منظمة وقابلة للوصول.
• مراقبة وطلب المستلزمات المكتبية والقرطاسية.
• دعم المهام الإدارية العامة والعمليات اليومية للمكتب.

الامتثال والتنسيق

• ضمان مطابقة جميع الوثائق لمعايير الشركة والتنظيم.
• التنسيق مع الإدارات الداخلية بشأن الأمور الإدارية والتأجيرية.
• تقديم الدعم خلال عمليات التدقيق أو التفتيش أو متطلبات التقارير.