مساعد مكتب

Client of Talentmate

مساعد المكتب يلعب دورًا حاسمًا في الحفاظ على سير العمل بسلاسة في بيئة المكتب. مسؤول عن مجموعة من المهام الإدارية والسكرتارية، يضمن مساعد المكتب أن الأعمال تسير بكفاءة من خلال دعم الأنشطة المكتبية المختلفة. من إدارة الاتصالات، ومعالجة إدخال البيانات، وتنسيق الجداول، إلى تنظيم الملفات، تؤسس هذه الوظيفة الأساس للإنتاجية وعمليات فعالة. يجب أن يكون المرشح المثالي لديه مهارات تنظيمية ممتازة، اهتمام بالتفاصيل، والقدرة على تعدد المهام. علاوة على ذلك، يجب أن يمتلك مساعد المكتب مهارات اتصال جيدة ونهج استباقي لحل المشكلات. باعتباره العمود الفقري لفريق المكتب، تعتبر هذه الوظيفة أساسية في تعزيز مكان عمل محترف ومنظم بشكل جيد.

المسؤوليات

• إدارة المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والبريد.
• المساعدة في جدولة الاجتماعات، والمواعيد، وإدارة عدة تقاويم بكفاءة.
• الحفاظ على وتنظيم أنظمة الملفات المادية والإلكترونية بدقة وسرية.
• أداء مهام إدخال البيانات وضمان دقة البيانات وتحديثها.
• طلب والحفاظ على مخزون لوازم ومعدات المكتب حسب الحاجة.
• تنسيق لوجستيات أحداث المكتب مثل الاجتماعات، والمؤتمرات، وورش العمل.
• تقديم الدعم الإداري لأعضاء الموظفين والإدارة عند الضرورة.
• ضمان أن تكون منطقة المكتب نظيفة ومنظمة ومقدمة بشكل احترافي في جميع الأوقات.
• التعامل مع المعلومات السرية بحذر وضمان الالتزام بقوانين الخصوصية.
• المساعدة في إعداد التقارير، والعروض التقديمية، والوثائق المطلوبة من قبل الإدارة.
• العمل كنقطة اتصال للعملاء والزوار، وتقديم المعلومات والمساعدة.
• تسهيل سير العمليات المكتبية بسلاسة من خلال التواصل مع الموردين ومقدمي الخدمات.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ المؤهلات الإضافية ميزة.
• خبرة مثبتة في دور مساعد المكتب أو مساعد إداري مفضل.
• إجادة استخدام برامج المكتب مثل مجموعة مايكروسوفت أوفيس وأنظمة البريد الإلكتروني.
• مهارات اتصال وتفاعل اجتماعي ممتازة للتفاعل الفعال في مكان العمل.
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت قوية للتعامل مع مهام متعددة بكفاءة.
• الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على الحفاظ على الدقة تحت الضغط.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وبتعاون داخل فريق.