مساعد مكتب

Talentmate

مساعد المكتب يلعب دوراً حاسماً في الحفاظ على سير العمل السلس في بيئة المكتب. المسؤول عن مجموعة من المهام الإدارية والكتابية، يضمن مساعد المكتب أن تسير الأعمال بكفاءة من خلال دعم الأنشطة المكتبية المتعددة. من إدارة الاتصالات، التعامل مع إدخال البيانات، تنسيق الجداول، إلى تنظيم الملفات، يضع هذا المنصب الأساس للإنتاجية والعمليات الفعالة. يجب أن يكون لدى المرشح المثالي مهارات تنظيمية ممتازة، والانتباه للتفاصيل، والقدرة على تعدد المهام. علاوة على ذلك، يجب أن يمتلك مساعد المكتب مهارات تواصل جيدة ونهجاً استباقياً لحل المشكلات. كالعنصر الأساسي في فريق المكتب، فإن هذا الدور ضروري لتعزيز بيئة عمل مهنية ومنظمة جيداً.

المسؤوليات

• إدارة المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك الرسائل الإلكترونية، والمكالمات الهاتفية، والبريد.
• المساعدة في جدولة الاجتماعات والمواعيد وإدارة عدة تقاويم بكفاءة.
• الحفاظ على تنظيم أنظمة الملفات الفيزيائية والإلكترونية بدقة وسرية.
• تنفيذ مهام إدخال البيانات والتأكد من دقة البيانات وتحديثها.
• طلب والحفاظ على مخزون اللوازم والمعدات المكتبية حسب الحاجة.
• تنسيق لوجستيات الفعاليات المكتبية مثل الاجتماعات، والمؤتمرات، وورش العمل.
• تقديم الدعم الإداري لأعضاء الفريق والإدارة عند الحاجة.
• ضمان أن تكون منطقة المكتب نظيفة ومنظمة ومعروضة بشكل احترافي في جميع الأوقات.
• التعامل مع المعلومات السرية بحذر وضمان اتباع لوائح الخصوصية.
• المساعدة في إعداد التقارير، والعروض التقديمية، والوثائق المطلوبة من الإدارة.
• أن تكون نقطة اتصال للعملاء والزوار، وتقديم المعلومات والمساعدة.
• تسهيل سير العمليات المكتبية بسلاسة من خلال التنسيق مع البائعين ومقدمي الخدمات.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ المؤهلات الإضافية ميزة.
• خبرة مثبتة في دور مساعد المكتب أو مساعد إداري مفضل.
• إجادة استخدام برامج المكتب مثل مجموعة Microsoft Office وأنظمة البريد الإلكتروني.
• مهارات تواصل ممتازة ومهارات بين شخصية للتفاعل الفعال في مكان العمل.
• مهارات تنظيم قوية وإدارة الوقت للتعامل مع مهام متعددة بكفاءة.
• الانتباه للتفاصيل والقدرة على الحفاظ على الدقة تحت الضغط.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاونياً ضمن بيئة الفريق.