منسق مكتب – تجهيز داخلي Muscat Business & Project Development Co. LLC , Sultanate of Oman

نحن نبحث عن منسق مكتب ذكي واستباقي ومنظم للغاية لدعم عمليات التجهيز الداخلي لدينا. تتجاوز هذه الوظيفة الإدارة الأساسية - سيعمل المرشح المثالي كنقطة تنسيق مركزية لأنشطة المكتب، لضمان سير العمل اليومي بسلاسة أثناء دعم فرق المشروع.

يجب أن يكون المرشح متمرسًا في التكنولوجيا، وذو اهتمام بالتفاصيل، وقادرًا على التعامل مع مسؤوليات متعددة بما في ذلك الوثائق، والتواصل،

التنسيق، وإدارة أنظمة المكتب الأساسية.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة وصيانة جميع وثائق المكتب والتقارير والسجلات

• تدوين محاضر الاجتماعات بدقة وتتبع عناصر العمل

• صياغة وإدارة التواصل عبر البريد الإلكتروني بشكل احترافي مع هيكل وآداب مناسبة

• التنسيق بين الفرق الداخلية، وموظفي الموقع، والموردين، والإدارة

• متابعة المهام والمواعيد النهائية والإجراءات المعلقة عبر الأقسام

• إعداد التقارير والعروض التقديمية والجدول الزمني باستخدام إكسل وباوربوينت

• تنظيم وصيانة أنظمة الملفات (رقمية ومادية)

• الإشراف على العمليات العامة للمكتب وضمان سير الأنشطة اليومية بسلاسة

• التعامل مع التنسيق الأساسي لتكنولوجيا المعلومات / المكتب (التنسيق مع الموردين لمشكلات النظام أو الشبكة أو المعدات)

• المساعدة في التخطيط والتتبع والتنسيق للمهام الإدارية المتعلقة بالمشاريع

المتطلبات:

• إجادة قوية في إكسل، باوربوينت، ومنصات البريد الإلكتروني (آوتلوك، جيميل، إلخ)

• مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة

• فهم قوي لآداب البريد الإلكتروني الاحترافية وتدفقات العمل التنسيقية

• منظم للغاية مع مهارات قوية في تعدد المهام والمتابعة

• متمرس في التكنولوجيا مع القدرة على التعامل مع أنظمة المكتب الأساسية والتنسيق

• موقف استباقي مع القدرة على حل المشكلات وعقلية ملكية

• لبق، وقابل للتقديم، وواثق في التواصل

المفضل:

• خلفية في الهندسة (مدني/داخلي/إنشاء) أو مجال ذي صلة

• خبرة سابقة في بيئة تجهيز داخلي أو إنشاء

• الإلمام بتنسيق المشاريع، والجدولة، والوثائق