مساعد مكتب

Confidential Company

الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

• تنظيف وصيانة مناطق المكتب، بما في ذلك محطات العمل وغرف الاجتماعات والمناطق العامة.
• ضمان نظافة دورات المياه، وكونها صحية، ومجهزة جيدًا بالإمدادات اللازمة.
• الحفاظ على نظافة المطبخ ومناطق الزوار.
• نقل الوثائق بين الأقسام للحصول على التوقيعات والموافقات.
• ضمان التسليم والانتقال في الوقت المناسب للوثائق.
• أرشفة الوثائق الفيزيائية في ملفات الموظفين أو الأقسام كما هو مطلوب.
• تحضير وتقديم الشاي والقهوة والمياه للضيوف والموظفين الكبار.
• الحفاظ على نظافة وتنظيم منطقة إعداد المشروبات.
• تحضير المرطبات خلال الاجتماعات أو عند الطلب.
• الجلوس في مكتب الاستقبال عندما يكون موظف الاستقبال في استراحة أو غائبًا.
• الإجابة على المكالمات الواردة ونقلها بشكل احترافي.
• مساعدة الزوار الذين يأتون دون موعد ومساعدتهم في تسجيل الزوار.
• الحفاظ على سجلات الزوار وتقديم المعلومات الأساسية حسب الحاجة.
• مراقبة مستويات المخزون من لوازم المكتب والقرطاسية ومواد التنظيف.
• تنظيم وطلب وتجديد الإمدادات عند الحاجة.
• الحفاظ على سجلات الاستخدام والتنسيق مع الموردين لطلبات الشراء.

المتطلبات:

• الخبرة السابقة كمساعد مكتب أو عامل تنظيف أو مساعد مكتبي تعتبر ميزة.
• يفضل معرفة إجراءات المكتب الأساسية.
• القدرة على إدارة مهام صغيرة متعددة بكفاءة.
• نظافة شخصية جيدة وإحساس بالنظافة.
• سلوك مهذب ومحترم ويميل إلى الخدمة.
• القدرة على اتباع التعليمات وإكمال المهام في الوقت المحدد.
• يفضل الحصول على تعليم ثانوي أو ما يعادله.
• مهارات اتصال أساسية (شفوية وكتابية).