مدير مكتب

CMC Markets

هذه الوظيفة مسؤولة عن إدارة موظف الاستقبال في المكتب وتنسيق مرافق المكتب لضمان سير العمل بسلاسة. إدارة وظيفة الاستقبال بمعايير عالية لضمان تقديم خدمة جيدة لعملاء CMC Markets.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة وتوجيه ودعم وتطوير المكتب، وتخصيص عبء العمل ومراجعة التقدم بشكل مستمر.

• لضمان أن جميع المكالمات إلى CMC Markets يتم الرد عليها بأدب ومهنية ضمن مستويات الخدمة المتفق عليها من خلال نظام تحويل المكالمات في الشركة.

• لضمان أن جميع الزوار والموظفين يتم التعامل معهم بأدب ومهنية.

• الحفاظ على منطقة الاستقبال نظيفة ومرتبة، والحفاظ عليها بمستوى عالٍ.

• إدارة البريد الوارد / الصادر وإدارة الطرود وموصلات الشحن الدولية.

• ضمان أن غرفة القرطاسية تُحافظ على ترتيبها وأن مستويات مخزون القرطاسية تُحافظ عليها.

• إدارة العلاقة اليومية مع مقاول التنظيف.

• إدارة العقود الخارجية ذات الصلة لضمان إجراء مراجعات أداء منتظمة مع موردي التنظيف / مستلزمات المكتب وموردي خدمات التوصيل.

• إدارة عملية الأرشفة الخارجية للعمل، كونها نقطة الاتصال الرئيسية مع البائع.

• إدارة خطة الجلوس المكتبية.

• ضمان أن الغرف الاجتماعات مُعدة بشكل صحيح وتُ cleared promptly.

• المساعدة في عمليات الإخلاء الطارئة، المخطط لها وغير المخطط لها، وتقديم دعم رجال الإطفاء.

• ضمان أن جميع مناطق المطبخ نظيفة ومرتبة وأن هناك ما يكفي من المرطبات طوال اليوم.

• إدارة التقييمات الإلكترونية لمخاطر العمل. التقييمات، طلب المعدات وترتيبات التسليم / التدريب.

• تنظيم طلب المرطبات للمكتب حسب الحاجة.

• الالتزام بإجراءات الشراء، وحيثما كان ذلك مطلوبًا، إدارة رفع الطلبات ذات الصلة.

• تنظيم الفعاليات الشركة مثل حفلات عيد الميلاد وحفلات الصيف للموظفين. ترتيب أحداث الموظفين / الخيرية حسب الحاجة.

• الإشراف على الأنشطة الإدارية حسب توجيهات قسم الموارد البشرية مثل تأهيل الموظفين الجدد، إصدار بطاقات الوصول الأمنية.

• تقديم دعم إداري حسب الحاجة للموظفين من المكاتب الخارجية خلال زياراتهم إلى دبي.

• حساب ومقارنة التكاليف للبضائع أو الخدمات المطلوبة لتحقيق قيمة مقابل المال من خلال عملية المناقصة حيثما كان ذلك مطلوبًا.

• مراجعة وتحليل أي تشريعات جديدة ستؤثر على تقديم المرافق وخدمات المكتب.

• اتخاذ جميع الخطوات المعقولة لضمان السرية.

• الاستجابة بشكل مناسب لحالات الطوارئ أو القضايا العاجلة عندما تظهر.

• تولي مهام أخرى قد تكون مطلوبة بشكل معقول والتي تتناسب مع مستوى المسؤولية العامة لهذه الوظيفة.

• تنسيق عملية الشراء للمرافق وغيرها من مجالات العمل حسب الحاجة. ضمان رفع أوامر الشراء في الوقت المناسب وإدارة العلاقات مع الموردين الخارجيين.br>