مدير مكتب

Wasserman

ويسيرمان تعمل في مركز الرياضة والموسيقى والترفيه والثقافة، تخدم المواهب والعلامات التجارية والممتلكات على نطاق عالمي. تعمل قسم العلامات التجارية والممتلكات لدينا مع علامات تجارية أيقونية ومالكي حقوق، تدعم نمو الأعمال من خلال جميع تخصصات التسويق. نحن شريك موثوق لكل دوري رئيسي، وفريق ومكان، نبني اتصالات ذات مغزى بين العلامات التجارية والممتلكات والمشجعين. يقع مقر ويسيرمان في لوس أنجلوس، وتنتشر وجودها في 28 دولة وأكثر من 70 مدينة، بما في ذلك نيويورك، لندن، أبوظبي، أمستردام، هونغ كونغ، مدريد، مكسيكو سيتي، تورونتو، باريس وسيدني. لمزيد من المعلومات، يرجى زيارة www.teamwass.com.الدورمدير المكتب سيرفع تقاريره إلى رئيس عمليات الأعمال. لضمان عمل مكاتب الإمارات بسلاسة وامتثال وكفاءة من خلال إدارة مرافق المكتب، إدارة البائعين، تنسيق التأشيرات، مراقبة بوابة الشراء، الأنظمة الإدارية/التشغيلية وأي مهام أخرى تعتبر مطلوبة كجزء من إدارة عمليات المكتب.المكتب والمرافقإدارة فعالة لعمليات المكاتب في الإمارات يوميًا إدارة المكتب الأمامي، حجوزات غرف الاجتماعات، صيانة المكتب، النظافة، صيانة المعدات، والإمدادات تتم إدارتها بشكل استباقي.طلب والحفاظ على مخزون من لوازم المكتب، بما في ذلك القرطاسية، عناصر المطبخ، أجهزة تكنولوجيا المعلومات إلخ.إجراء فحوصات جرد منتظمة لضمان الحفاظ على مستويات المخزون المناسبة وإعادة طلب الإمدادات حسب الحاجة.تتبع استخدام لوازم المكتب لضمان الكفاءة من حيث التكلفة.تنسيق إعداد مساحة العمل، نقل المكاتب، إعادة تخزين المطبخ، وطلبات الإصلاح مع البائعين المعنيين.التواصل مع المقاولين بشأن أي إصلاحات، وإعدادات، وتحسينات.الدعم الإداري والوثائقإدارة المراسلات المتعلقة بالأعمال (البريد الإلكتروني، المكالمات الهاتفية، البريد) للمكتب، توجيه الاستفسارات كما هو مناسب إلى الطرف المعني.الحفاظ على سجلات منظمة من وثائق الشركة مثل التراخيص، العقود، التصاريح، التأمين، والوثائق القانونية.إدارة تجديدات الترخيص التجاري، وتجديدات الإيجار، والامتثال للتأمين بشكل استباقي وفي الوقت المناسب.العمل كحلقة وصل مع السلطات الإماراتية وكيانات المنطقة الحرة لتقديم المستندات التنظيمية للشركة.تنسيق التأشيرات ولوجستيات إدخال الموظفينإدارة عمليات التأشيرات من البداية إلى النهاية للتوظيف الجديد، التجديدات، والإلغاءات (التوظيف والمعالين).تتبع بطاقة الهوية الإماراتية، والفحوصات الطبية، وعقود العمل، والتأكد من التقديم في الوقت المناسب عبر بوابات الحكومة (twofour54 (منطقة أبوظبي الإعلامية) وAXS (منطقة دبي الإعلامية)).دعم إعداد الإدخال: مساحة العمل، المعدات، بطاقات الوصول، بطاقات الهوية، وحزم التعريف.ضمان إكمال قوائم التحقق الخاصة بالخروج، بما في ذلك إرجاع الأصول وإغلاق التأشيرات.إدارة البائعين والاتصالاتإدارة علاقات البائعين المتعلقة بخدمات التوصيل، التموين، اتصالات/DU، والإمدادات.إدارة مراجعات عقود البائعين، التجديدات، وتتبع النفقات.تنسيق تسويات فواتير الاتصالات الشهرية مع المالية.الدعم المالي والنفقاتتتبع النفقات المتعلقة بالمكتب ودعم دورات التقارير الشهرية مع فريق المالية.الاستخدام الفعال لنظام تخطيط موارد المؤسسة (Workday) للمهام المتعلقة بالحسابات الأساسية مثل رفع أوامر الشراء والفواتير.مراقبة بوابة الشراء والامتثالتعتبر بوابات الشراء منصات تستخدمها عملائنا المسجلين لإصدار وإدارة EOIs (عبارات الاهتمام)، RFQs (طلبات التسعير) وRFPs (طلبات الاقتراح): دعوات رسمية لتقديم مقترحات فنية ومالية. إنها تعمل كالقناة الرئيسية لتلقي والرد على فرص الشراء الخاصة بالعميل.مسؤوليتك (ليس دوام كامل، كبديل للإجازات فقط)تسجيل الدخول إلى بوابات الشراء المخصصة يوميًا (مثل SAP Ariba، DCT، ADNOC، Diriyah Gate، RC AlUla) لمراقبة وإجراء RFQs، RFPs، EOIs، والتواصل المتعلق بالراعي.تنزيل الإشعارات الجديدة، تحديد العناصر الرئيسية، وتعميم الوثائق داخليًا على الأطراف المعنية بشكل استباقي.الحفاظ على بيانات اعتماد تسجيل الدخول المحدثة، تحديث سجلات كلمات المرور باستخدام تسميات معينة، وتحميل الوثائق في الوقت المناسب.تتبع المواعيد النهائية للتسجيل والتغييرات المتعلقة باسم الشركة، الوثائق، وتحديثات الامتثال.التأهيل والخبرةدرجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.5-8 سنوات من الخبرة في إدارة المكتب الأمامي أو أدوار مشابهة في الإمارات.خبرة مثبتة في إدارة تأشيرات الإمارات وعمليات الترخيص.خبرة في استخدام بوابات الشراء أو الحكومية (SAP Ariba، DCT، MOHRE، GDRFA).المهارات الفنيةMicrosoft Excel المتقدم: القدرة على إدارة متتبعات كبيرة، استخدام الصيغ، الفلاتر، جداول المحورية، وتوليد الملخصات.إدارة قوية للملفات والمجلدات في Box/SharePoint/Google Drive.الألفة مع منصات الشراء وبوابات التقديم عبر الإنترنت.المهارات الشخصيةاستباقي، دقيق، ومنظم للغاية.مهارات تواصل قوية (كتابية وشفوية).قدرة على تعدد المهام عبر الأنظمة، والجداول الزمنية، والأطراف المعنية.السرية والاحترافية عند التعامل مع الوثائق الحساسة.مجموعة ويسيرمان الإعلامية ملتزمة بتشغيل إجراءات توظيف عادلة وغير متحيزة، مما يتيح لجميع المتقدمين فرصة متساوية للتوظيف، خالية من التمييز على أساس الدين، العرق، الجنس، العمر، التوجه الجنسي، الإعاقة، اللون، الأصل العرقي أو الوطني، أو أي تصنيف آخر قد يكون محميًا بموجب القانون المعمول به. نحن نهدف إلى توظيف الأشخاص المناسبين للوظائف التي نقدمها، وتقييم الطلبات بناءً على المهارات، التعليم والخبرة ذات الصلة.لا تميز ويسيرمان على أساس العرق، الجنس، اللون، الدين، العمر، الأصل الوطني، الحالة الزوجية، الإعاقة، حالة المحاربين القدامى، المعلومات الجينية، التوجه الجنسي، الهوية الجنسية أو أي سبب آخر محظور بموجب القانون في تقديم فرص العمل والمزايا.