مدير مكتب UNIESTATE PROPERTIES LLC

مدير المكتب سيقدم دعم إداري وتشغيلي عالي المستوى للرئيس التنفيذي. تضمن هذه الوظيفة سير العمل بسلاسة في المكتب، وتنسيق فعال بين الأقسام ورؤساء الأقسام، والتواصل الفعال مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. تتطلب هذه الوظيفة discretion، وتفوق في التنظيم، والقدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة سريعة الوتيرة.

المجالات الأنشطة الرئيسية

الدعم التنفيذي

• تقديم دعم إداري شامل لـ CCO، بما في ذلك

إدارة التقويمات، جدولة الاجتماعات، وتنسيق ترتيبات السفر.

إدارة المكتب والعمليات

• ضمان سير العمليات اليومية بسلاسة في المكتب، بما في ذلك المستلزمات والمرافق،

ونظم المكتب.

• التواصل مع الأقسام المختلفة لتبسيط العمليات الإدارية ودعم العمليات التجارية.

الحفاظ على أنظمة الملفات والسجلات والمستندات السرية بدقة.

• العمل كنقطة اتصال بين الرئيس التنفيذي والإدارة العليا وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين.

تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات والفعاليات، وضمان إدارة جميع اللوجستيات بكفاءة.

• إعداد مسودات محاضر الاجتماعات، ونقاط العمل، والمتابعات.

دعم المشروع

• مساعدة فريق الرئيس التنفيذي في تنسيق المشاريع، الجداول الزمنية، والتقارير.

• تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية.

• ضمان تحديث الوثائق الخاصة بالمشروع.

• مراقبة تقديم تقارير المشاريع؛ والتحقق من جودة تقارير المشاريع.

• إعداد تقارير حالة المحفظة.

• تتبع المشاريع الفردية والمحفظة.

• تقديم تقارير على مستوى المحفظة للرئيس التنفيذي.

إدارة المخاطر

• المساهمة في إعداد وصيانة سجلات مخاطر المشاريع وسجل مخاطر المحفظة.

• المساهمة في سجل مخاطر الأصول، عند الحاجة.

التكنولوجيا

• اقتراح أنظمة وتطبيقات وأدوات للابتكار وإدارة التصميم.

ضمان استخدام فرق المشاريع للأنظمة والتطبيقات والأدوات المعتمدة.

• الامتثال

ضمان توافق جميع التصاميم والأعمال والعمليات مع المتطلبات القانونية / التنظيمية

• والمتطلبات الداخلية.