مدير مكتب

Sharjah Education Academy

المسؤوليات الرئيسية:

• • إدارة المكتب التنفيذي
    • ضمان توافق وقت القيادة مع الأولويات المؤسسية والمبادرات الاستراتيجية.
    • تنسيق اللوجستيات للاجتماعات التنفيذية، والزيارات الرسمية، والفعاليات المؤسسية.
    • إعداد مواد الإحاطة، والملاحظات الخلفية، والملخصات التنفيذية.
  • الدعم الإداري الاستراتيجي
    • صياغة، ومراجعة، وتنسيق المراسلات الرسمية، والتقارير، والعروض التقديمية، وأوراق الإحاطة.
    • حضور الاجتماعات التنفيذية والاستراتيجية لتوثيق المحاضر، وتتبع القرارات، ومراقبة إجراءات المتابعة.
    • دعم المشاريع الخاصة المعينة من قبل القيادة العليا، بما في ذلك البحث، والمقارنة، والتحليل.
    • الحفاظ على أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية والمادية بشكل منظم للغاية.
  • الاتصالات والتنسيق
    • خدمة كحلقة وصل رئيسية بين القيادة العليا والأقسام الأكاديمية، والخدمات المشتركة، والشركاء/المستشارين الخارجيين.
    • إدارة الاتصالات الواردة والصادرة، مع ضمان الدقة، والسرية، والاحترافية.
  • عمليات المكتب والحوكمة
    • الإشراف على الوظائف اليومية للمكتب التنفيذي لضمان الكفاءة والاحترافية.
    • ضمان الالتزام بسياسات SEA، وأطر الحوكمة، واللوائح ذات الصلة.
    • دعم توثيق السياسات، وتحسين العمليات، وتوحيد المعايير الإدارية.
  • تنسيق الفعاليات والمساهمين
    • تخطيط وتنسيق الاجتماعات المؤسسية البارزة، والمنتديات، وفعاليات القيادة.
    • إدارة الضيافة، والبروتوكولات، وتنسيق الزوار للضيوف الرسميين.
    • دعم التنسيق بين الأقسام للارتباطات التنفيذية.
    • إدارة جداول معقدة، والمواعيد، والسفر، وجداول الاجتماعات عالية المستوى للقيادة العليا.
  • التحسين المستمر
    • تقييم أنظمة المكتب، وتدفقات العمل، والممارسات الإدارية.
    • توصية وتنفيذ تحسينات لتعزيز جودة الخدمة والكفاءة.
  • التنسيق المالي
    • دعم مراقبة ميزانية المكتب التنفيذي والمصروفات.
    • المساعدة في طلبات الشراء والتوثيق.