مدير المكتب ومساعد شخصي للمدير التنفيذي

Confidential Company

المسمى الوظيفي: مدير مكتب ومساعد شخصي للرئيس التنفيذي

الموقع: دبي، الإمارات العربية المتحدة - التقارير إلى: الرئيس التنفيذي (إدارة البناء)

ملخص الوظيفة:

يلعب مدير المكتب ومساعد الرئيس التنفيذي دورًا مزدوجًا في ضمان التشغيل السلس للمكتب مع تقديم دعم تنفيذي عالي المستوى للرئيس التنفيذي. سيتولى هذا الفرد الإشراف على الوظائف الإدارية، وتنسيق العمليات على مستوى الشركة، وإدارة جدول الرئيس التنفيذي لدعم المبادرات الاستراتيجية.

المسؤوليات الرئيسية: إدارة المكتب:

• العمل كشريك استراتيجي للرئيس التنفيذي من خلال إدارة الجداول، وتحديد أولويات المهام، وضمان تخصيص وقت التنفيذيين بكفاءة.
• تنسيق والإشراف على عمليات المكتب، بما في ذلك إدارة الإمدادات والمعدات وعلاقات الموردين لإنشاء بيئة عمل سلسة.
• صياغة وتحرير وإعداد الاتصالات، والتقارير، والعروض التقديمية التي تعكس رؤية وأولويات الرئيس التنفيذي بدقة واحترافية.
• التخطيط وتنظيم الاجتماعات، والفعاليات، وترتيبات السفر ذات المخاطر العالية، مع ضمان توافق كل التفاصيل مع الأهداف المؤسسية وتعزيز الإنتاجية.
• العمل كنقطة الاتصال الرئيسية للمساهمين الداخليين والخارجيين، مع إظهار مهارات تواصل شخصية ممتازة لبناء علاقات قوية.
• تنفيذ سياسات وإجراءات المكتب التي تعزز الكفاءة التشغيلية وتدعم استراتيجيات نمو المنظمة.
• إجراء الأبحاث وجمع البيانات لدعم عمليات اتخاذ القرار، وتوفير رؤى وتوصيات قابلة للتنفيذ للرئيس التنفيذي.
• إدارة المعلومات السرية بحذر، مع ضمان التعامل مع الاتصالات والوثائق الحساسة بشكل مناسب.
• قيادة المشاريع والمبادرات الخاصة التي تدفع نجاح المنظمة، مع إظهار القدرة على التكيف والنهج الاستباقي تجاه التحديات.
• تعزيز ثقافة إيجابية في المكتب من خلال تعزيز التعاون بين الفريق ودعم مبادرات مشاركة الموظفين.
• الإشراف وإدارة العمليات اليومية للمكتب، مع ضمان سير العمل بكفاءة.
• الحفاظ على إمدادات المكتب، والمرافق، وعلاقات الموردين.
• تنسيق توثيق المشاريع، والعقود، وأوراق الامتثال.
• المساعدة في إدارة السجلات المالية، بما في ذلك تتبع النفقات وإصدار الفواتير.
• تنفيذ وصيانة إجراءات المكتب، مع ضمان الالتزام باللوائح.
• تنسيق الاتصالات الداخلية وتسهيل التعاون بين الأقسام.

مساعد شخصي للرئيس التنفيذي:

• إدارة جدول الرئيس التنفيذي، وترتيبات السفر، والمواعيد.
• فحص المكالمات، والبريد الإلكتروني، والطلبات لتحديد أولويات سير عمل الرئيس التنفيذي.
• إعداد التقارير، والعروض التقديمية، والمراسلات التجارية.
• تنسيق الاجتماعات التنفيذية، وتدوين المحاضر وإدارة المتابعات.
• العمل كحلقة وصل بين الرئيس التنفيذي والمساهمين الرئيسيين، والعملاء، والشركاء.
• التعامل مع المعلومات السرية باحترافية وحذر.
• المساعدة في التخطيط الاستراتيجي، والأبحاث، والمشاريع الخاصة حسب الحاجة.

المؤهلات والمهارات:

• التعليم: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة مفضل.
• الخبرة: خبرة لا تقل عن 5+ سنوات في إدارة المكاتب و/أو المساعدة التنفيذية، ويفضل أن يكون ذلك في صناعة البناء أو الصناعات ذات الصلة.
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على تعدد المهام مع الانتباه للتفاصيل.

•

نوع التوظيف

دوام كامل