مساعد شخصي - أنثى Gibraltar Technologies LLC

نحن نبحث عن مساعد شخصي منظم للغاية واستباقي لإدارة جداول التنفيذيين، وتنسيق الاجتماعات، وضمان سير العمليات اليومية بسلاسة. يجب أن يكون المرشح المثالي لديه مهارات تواصل قوية، وانتباه للتفاصيل، وخبرة في العمل في بيئات سريعة الوتيرة داخل الإمارات العربية المتحدة.

المسؤوليات الرئيسية

1. إدارة الجدول الزمني: إدارة وتحسين الجداول اليومية والأسبوعية والشهرية للتنفيذيين. جدولة الاجتماعات الداخلية والخارجية عبر مناطق زمنية متعددة (الإمارات، دول مجلس التعاون الخليجي، العالمية). تنسيق أوقات السفر، وأوقات التحضير، وفترات المتابعة. إعطاء الأولوية للمواعيد بناءً على الإلحاح والأهمية التجارية.

2. تنسيق الاجتماعات: ترتيب أماكن الاجتماعات (شخصية، افتراضية، هجينة). حجز غرف المؤتمرات، وروابط زوم/تيمز، ومعدات العرض. إعداد وتوزيع جداول أعمال الاجتماعات، والمستندات، وملاحظات الإحاطة. تسجيل وتوزيع محاضر الاجتماعات عند الحاجة.

3. التواصل والربط: العمل كنقطة الاتصال الرئيسية بين التنفيذيين والأطراف المعنية الداخلية والخارجية. تصفية المكالمات الهاتفية، والبريد الإلكتروني، وطلبات الاجتماعات. متابعة المهام والإجراءات المعلقة مع الأقسام ذات الصلة.

4. السفر واللوجستيات (الإمارات والدولية): تنسيق جداول السفر، وحجوزات الطيران، وحجوزات الفنادق، والنقل. التأكد من إعداد جميع مستندات السفر (التأشيرات، التصاريح) وفقًا للوائح الإماراتية.

5. الإدارة والدعم: إعداد التقارير، والعروض التقديمية، والمراسلات. التعامل مع المعلومات السرية بحذر. إدارة تقارير النفقات، والنقد الصغير، وشراء مستلزمات المكتب. المساعدة في تخطيط الأحداث والمشاركات الشركات.

المؤهلات والمهارات: الخبرة

5 سنوات من الخبرة كمساعد شخصي، أو مساعد تنفيذي، أو منسق إداري. يفضل وجود خبرة سابقة في الإمارات أو دول مجلس التعاون الخليجي. التعليم: يفضل الحصول على دبلوم أو درجة بكاليوس (إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة). المهارات: مهارات تواصل ممتازة باللغة الإنجليزية (العربية ميزة). إتقان قوي لبرامج MS Office، وGoogle Workspace، وأدوات الجدولة. قدرة تنظيمية عالية وانتباه للتفاصيل. القدرة على القيام بمهام متعددة وإدارة الضغط. سلوك مهني، وسرية، واهتمام بخدمة العملاء.