مساعد شخصي

Somish Solutions Limited

نحن نبحث عن مساعد شخصي لإدارة ومساعدة الرئيس التنفيذي لشركة Somish Solutions Limited في تنفيذ مسؤولياته المهنية والشخصية. موقع العمل هو دبي، لذا يجب أن يكون المرشح مستعدًا للانتقال.

المسؤوليات الرئيسية:

الدعم المهني والشرعي

إدارة التقويم: تنظيم الاجتماعات، التعامل مع إعادة الجدولة، وتنسيق المواعيد.

إدارة البريد الإلكتروني: إدارة عدة حسابات بريد إلكتروني للرئيس التنفيذي، بما في ذلك التواصل، استخراج البيانات، والمراسلات حسب الحاجة.

إدارة الفعاليات: التنسيق مع عدة بائعين، مصادر الموارد، وإدارة الفعاليات الخاصة بالشركة والشخصية.

الموافقات على الرواتب: التنسيق وإعداد الموافقات على الرواتب للرئيس التنفيذي.

تنسيق المحاسبة: العمل مع المحاسبين المعتمدين لمحاسبة الشخصية، إقرارات ضريبة الدخل، وحسابات أيام NRI.

تنسيق الفريق: التواصل مع أعضاء الفريق الداخليين لدعم متطلبات وتوجيهات الرئيس التنفيذي.

تنسيق المشاريع والمتابعات: المساعدة في المشاريع الجارية وضمان إكمال المهام المعينة في الوقت المحدد.

التنسيق المالي: العمل عن كثب مع فريق المالية من أجل المدفوعات، الفواتير، وأنشطة الميزانية.

إدارة المكتب: إدارة مكتب دبي.

إدارة الشخصية ونمط الحياة

تنسيق الطبي والتأمين: جدولة المواعيد الطبية والحصول على الموافقات اللازمة للتأمين.

ترتيبات السفر: التعامل مع تأشيرات، تذاكر، فنادق، ووسائل النقل للرئيس التنفيذي، أفراد الأسرة، وآخرين حسب التعليمات.

إدارة البائعين: تحديد بائعين جدد، التنسيق مع الحاليين، والحفاظ على دفاتر البائعين.

إدارة المنزل: إدارة رواتب الموظفين الشخصيين، حسابات السلف، وتجديدات التأمين والتأشيرات للموظفين المحليين.

التنسيق المصرفي والمالي: التواصل مع البنوك في الإمارات والهند، إدارة الحسابات الشخصية وحسابات الشركة، والموافقة على مدفوعات البائعين.

المدفوعات وتتبع المالية: التعامل مع جداول EMI، ملخصات بطاقات الائتمان، رسوم المدارس، العضويات، فواتير المرافق، ومدفوعات شخصية أخرى.

الإشراف على الممتلكات والصيانة: تنسيق أعمال صيانة المنزل مع المقاولين والعديد من البائعين.

إدارة الوثائق والأعمال الإدارية: إدارة الوثائق للاحتياجات الشخصية والشركة، بما في ذلك طلبات القروض والأعمال الورقية الرسمية.

إدارة التأمين: الحفاظ على سياسات التأمين على المركبات، الصحة، والحياة للرئيس التنفيذي والعائلة (الهند والإمارات).

المساعدة الشخصية: إدارة المهام الشخصية والطلبات العارضة حسب الحاجة.

المهارات الناعمة المطلوبة لهذا الدور

خبرة في تدوين الملاحظات: يجب أن تكون لديك مهارة في التقاط ملاحظات تفصيلية بكفاءة سواء بالكتابة السريعة أو الطباعة السريعة. سيوكل الرئيس التنفيذي مرة واحدة، ومهمتك هي توثيق ذلك بدقة ومشاركته للمتابعة.

توافر عالي، موقع مرن: يحافظ الرئيس التنفيذي على جدول مكثف (حتى 16 ساعة يوميًا) ويقدر المساعد التنفيذي الذي يعتمد عليه، سريع الاستجابة، وقابل للتكيف عند الحاجة. بينما هذه

اللحظات ذات الطلب العالي ليست يومية، فإن توافرك خلال هذه الأوقات أمر حاسم.

التواصل مع الرئيس التنفيذي: الرئيس التنفيذي مقيم في دبي ويسافر إلى دلهي مرة في الشهر. قد يُطلب منك السفر أو الاجتماع في أي من المدينتين.

مهارات التواصل القوية: الإنجليزية الممتازة، سواء كتابة أو شفويًا، أمر حاسم. ستساعد قدرتك على التواصل بفعالية بشكل مباشر في تقليل عبء العمل على الرئيس التنفيذي والحفاظ على الوضوح

عبر جميع التفاعلات.

التمكن من التكنولوجيا: يجب أن تكون لديك مهارة متقدمة في العمل على جداول بيانات Excel. يفضل أن تكون لديك كفاءة كافية في Google Workspace (Docs، Sheets، Calendar، Gmail) والراحة مع الأدوات والمنصات الحديثة تعتبر ضرورية.

إتقان الإنترنت: يجب أن تكون لديك مهارة في البحث عبر الإنترنت، وراحة في التنقل في ثقافة الإنترنت، واستخدام منتظم للتطبيقات والمنصات الرقمية.

الموقف المطلوب:

إيجابي ومتوازن: يعمل الرئيس التنفيذي في بيئة عالية الضغط، لذا فإن demeanor هادئة ومبهجة أمر حيوي.

عقلية الملكية: تحمل المسؤولية كاملة. توقع الاحتياجات، تصرف بشكل استباقي، ونفذ المهام بسلاسة دون الحاجة إلى تذكيرات أو متابعات.

أخلاقيات العمل المدفوعة: يعيش الرئيس التنفيذي بمبدأ أن العمل عبادة، ويتوقع نفس الالتزام والدافع نحو توسيع الأعمال.

اهتمام كبير بالتفاصيل: كن منظمًا للغاية، وملاحظًا، ودقيقًا. لاحظ ما قد يغفله الآخرون، واتخذ المبادرة لمعالجة الفجوات قبل أن تتحول إلى مشكلات.

متعلم سريع، موجه للعمل: تكيف بسرعة وحل التحديات بعقلية تركز على الحلول.

متطلبات الخبرة

خبرة سابقة في منظمات سريعة النمو وعالية السرعة.

5+ سنوات من الخبرة في دعم المؤسسين، CXOs، أو كبار التنفيذيين.

المخرجات الرئيسية

تطوير فهم عميق لأولويات الرئيس التنفيذي وإدارة وقته بفعالية.

مراقبة تقويم الرئيس التنفيذي، جدولة الاجتماعات، إعداد الجداول الزمنية، تسجيل المحاضر، وضمان متابعة التقدم حتى الاكتمال.

التواصل باسم الرئيس التنفيذي مع الفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين.

تحديد أولويات الطلبات المتنافسة، حل المشكلات بشكل استباقي، والالتزام بالمواعيد النهائية باستمرار.

تنسيق وإدارة لوجستيات التوظيف عند الحاجة.

مساعدة الرئيس التنفيذي في المشاريع الاستراتيجية والعارضة، بما في ذلك تخطيط وتنفيذ أنشطة الفريق.

إدارة ترتيبات السفر المعقدة سواء الداخلية أو الدولية بما في ذلك الجداول، الجداول الزمنية، ووثائق الاجتماعات.

توقع والاستعداد لجميع متطلبات ما قبل وما بعد السفر أو الاجتماع.

ضمان تنفيذ العمليات بسلاسة لمبادرات الرئيس التنفيذي. العمل كحلقة وصل بين الأفكار والعمل لضمان تقدم المشاريع الرئيسية.

التعاون عبر الوظائف لضمان التوافق مع الأهداف التنظيمية.

ما نقدمه

أجر تنافسي بالإضافة إلى حافز مرتبط بالأداء السنوي (PLI)

مزايا الموظف مثل التأمين الطبي