مساعد شخصي

Talentmate

يلعب المساعد الشخصي (PA) دورًا حاسمًا في ضمان سير العمليات اليومية للمدير أو المدير التنفيذي. تتطلب هذه الوظيفة مستويات عالية من التنظيم والسرية ومهارات التواصل من أجل التعامل مع مجموعة متنوعة من المهام المتعلقة بالحياة الشخصية والمهنية للمدير التنفيذي. غالبًا ما يكون المساعد الشخصي هو نقطة الاتصال الأولى للاجتماعات والمكالمات والمراسلات. يجب أن يكون المتقدمون لهذه الوظيفة قادرين على التكيف، قادرين على القيام بمهام متعددة، ومستعدين للمساعدة في مختلف القدرات، من المهام الإدارية إلى المهام الشخصية. تتطلب هذه الوظيفة شخصًا يمكنه توقع احتياجات صاحب العمل بفعالية وتحديد أولويات المهام بكفاءة.

المسؤوليات

• إدارة وتنظيم جدول أعمال المدير التنفيذي، بما في ذلك جدولة المواعيد والاجتماعات.
• تنظيم مسارات السفر، ووسائل النقل، والإقامة للأغراض الشخصية والتجارية.
• إعداد وتحرير المراسلات، والاتصالات، والعروض التقديمية، والمستندات الأخرى.
• التعامل مع الاستفسارات وإدارة المكالمات الواردة والمراسلات بكفاءة.
• تخطيط وتنسيق وتنفيذ الأحداث أو الاجتماعات حسب طلب المدير التنفيذي.
• إجراء الأبحاث، وجمع البيانات، وإعداد التقارير والملخصات للمدير التنفيذي.
• المساعدة في إدارة الالتزامات الشخصية وجدول أعمال المدير التنفيذي.
• الحفاظ على الملفات السرية والمستندات الحساسة بأقصى درجات السرية.
• التنسيق مع المعنيين الداخليين والخارجيين نيابة عن المدير التنفيذي.
• مساعدة المدير التنفيذي في المهام الشخصية والمشاغل حسب الحاجة.
• فرز وتحديد أولويات البريد الإلكتروني، والرد نيابة عن المدير التنفيذي عند الاقتضاء.
• توفير الدعم الإداري والمشروعي لتعزيز الإنتاجية والكفاءة.

المتطلبات

• خبرة مثبتة كمساعد شخصي أو في دور إداري مشابه.
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت الممتازة للتعامل مع مهام متعددة.
• مهارات التواصل الشفوي والكتابي القوية ضرورية لهذه الوظيفة.
• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بشكل احترافي.
• إجادة استخدام برامج المكتب مثل MS Office، والبريد الإلكتروني، وأدوات الجدولة.
• المرونة للعمل خارج الساعات العادية لتلبية احتياجات المدير التنفيذي.
•