مساعد شخصي للمدير التنفيذي

Hunch

نحن نبحث عن مساعد تنفيذي وشخصي لإدارة ومساعدة الرئيس التنفيذي لشركة Somish Solutions Limited في تنفيذ مسؤولياته المهنية والشخصية.

المسؤوليات الرئيسية

الدعم المهني والشركات

إدارة التقويم: تنظيم الاجتماعات، التعامل مع إعادة الجدولة، وتنسيق المواعيد.

إدارة البريد الإلكتروني: إدارة حسابات البريد الإلكتروني المتعددة للرئيس التنفيذي، بما في ذلك التواصل، استخراج البيانات، والمراسلات حسب الحاجة.

إدارة الفعاليات: التنسيق مع العديد من البائعين، وتوفير الموارد، وإدارة الفعاليات الشخصية والشركة.

موافقات الرواتب: التنسيق وإعداد موافقات الرواتب للرئيس التنفيذي.

تنسيق المحاسبة: العمل مع المحاسبين المعتمدين للمحاسبة الشخصية، وإقرارات ضريبة الدخل، وحسابات أيام NRI.

تنسيق الفريق: التعاون مع أعضاء الفريق الداخليين لدعم متطلبات وتوجيهات الرئيس التنفيذي.

تنسيق المشاريع والمتابعات: المساعدة في المشاريع الجارية وضمان إكمال المهام المحددة في الوقت المناسب.

تنسيق المالية: العمل بشكل وثيق مع فريق المالية للمدفوعات، والفواتير، وأنشطة الميزانية.

إدارة المكتب: إدارة مكتب دبي.

إدارة الشخصية ونمط الحياة

تنسيق الطبي والتأمين: جدولة المواعيد الطبية والحصول على الموافقات اللازمة للتأمين.

ترتيبات السفر: التعامل مع الفيز، والتذاكر، والفنادق، ووسائل النقل للرئيس التنفيذي، وأفراد الأسرة، وآخرين حسب التعليمات.

إدارة البائعين: تحديد بائعين جدد، والتنسيق مع البائعين الحاليين، والحفاظ على دفاتر البائعين.

إدارة المنزل: إدارة رواتب الموظفين الشخصيين، وحسابات السلفة، وتجديدات التأمين والتأشيرات للموظفين المحليين.

تنسيق البنوك والمالية: التواصل مع البنوك الإماراتية والهندية، وإدارة الحسابات الشخصية وحسابات الشركة، والموافقة على مدفوعات البائعين.

المدفوعات وتتبع المالية: التعامل مع جداول EMI، ملخصات بطاقات الائتمان، رسوم المدارس، العضويات، فواتير المرافق، والمدفوعات الشخصية الأخرى.

الإشراف على الممتلكات والصيانة: التنسيق مع المقاولين والعديد من البائعين لأعمال صيانة المنزل.

التوثيق والأعمال الإدارية: إدارة الوثائق للاحتياجات الشخصية والشركة، بما في ذلك طلبات القروض والأوراق الرسمية.

إدارة التأمين: الحفاظ على سياسات التأمين على المركبات، والصحة، والحياة للرئيس التنفيذي والعائلة (الهند والإمارات العربية المتحدة).

المساعدة الشخصية: إدارة المهام الشخصية والطلبات العارضة حسب الحاجة.

المهارات الشخصية المطلوبة لهذا الدور

مهارات تدوين الملاحظات: يجب أن تكون لديك مهارات في التقاط الملاحظات التفصيلية بكفاءة سواء كانت بالكتابة السريعة أو الكتابة السريعة. سيفوض الرئيس التنفيذي مرة واحدة، ومن واجبك توثيق ذلك بدقة ومشاركته مرة أخرى للموافقة.

توفر عالي، موقع مرن: يحتفظ الرئيس التنفيذي بجدول زمني مكثف (حتى 16 ساعة في اليوم) ويقدر مساعداً يعتمد عليه، مستجيباً، وقابلاً للتكيف عند الحاجة. بينما هذه اللحظات ذات الطلب العالي ليست يومية، فإن توفرها خلال تلك الأوقات أمر حاسم.

التواصل مع الرئيس التنفيذي: الرئيس التنفيذي مقيم في دبي ويسافر إلى دلهي مرة واحدة في الشهر. قد يُطلب منك السفر أو الاجتماع في أي من المدينتين.

مهارات الاتصال القوية: الإنجليزية الممتازة، كتابةً وتحدثًا، أمر حاسم. ستساعد قدرتك على التواصل بفعالية مباشرة في تقليل عبء العمل على الرئيس التنفيذي والحفاظ على الوضوح عبر جميع التفاعلات.

مهارات تقنية: الكفاءة في العمل على جداول Google / Excel أمر ضروري. يجب أن تكون لديك تفضيلات كافية في Google Workspace (Docs، Sheets، Calendar، Gmail) والراحة مع الأدوات والمنصات الحديثة.

إتقان الإنترنت: يجب أن تكون بارعًا في البحث عبر الإنترنت، مرتاحًا في التنقل في ثقافة الإنترنت، ومستخدمًا منتظمًا للتطبيقات والمنصات الرقمية.

الموقف المطلوب

إيجابي ومتوازن: يعمل الرئيس التنفيذي في بيئة عالية الضغط، لذا فإن التصرف بهدوء وبشخصية مبهجة أمر حيوي.

عقلية الملكية: تحمل المسؤولية الكاملة. توقع الاحتياجات، تصرف بشكل استباقي، ونفذ المهام بسلاسة دون الحاجة إلى تذكيرات أو متابعة.

أخلاقيات العمل المدفوعة: يعيش الرئيس التنفيذي بمبدأ أن العمل عبادة، ويتوقع نفس الالتزام والدافع نحو توسيع الأعمال.

اهتمام شديد بالتفاصيل: كن منظمًا للغاية، ملاحظًا، وموجهًا للتفاصيل. لاحظ ما قد يفوت الآخرين، واتخذ المبادرة لمعالجة الفجوات قبل أن تتحول إلى مشاكل.

متعلم سريع، موجه نحو العمل: تكيف بسرعة وحل التحديات بعقلية تركز على الحل.

متطلبات الخبرة

خبرة سابقة في منظمات سريعة النمو وعالية السرعة.

5+ سنوات من الخبرة في دعم المؤسسين، أو CXOs، أو كبار التنفيذيين.

المخرجات الرئيسية

تطوير فهم عميق لأولويات الرئيس التنفيذي وإدارة وقته بفعالية.

الإشراف على تقويم الرئيس التنفيذي، جدولة الاجتماعات، إعداد الأجندات، توثيق المحاضر، وضمان متابعة الأمور حتى الاكتمال.

التواصل باسم الرئيس التنفيذي مع الفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين.

تحديد الأولويات للطلبات المتنافسة، وحل المشاكل بشكل استباقي، والامتثال للمواعيد النهائية باستمرار.

تنسيق وإدارة لوجستيات التوظيف عند الحاجة.

مساعدة الرئيس التنفيذي في المشاريع الاستراتيجية والعارضة، بما في ذلك التخطيط وتنفيذ أنشطة الفريق.

إدارة ترتيبات السفر المعقدة محليًا ودوليًا بما في ذلك جداول السفر، والأجندات، وثائق الاجتماعات.

توقع والاستعداد لجميع متطلبات ما قبل وما بعد السفر أو الاجتماع.

ضمان تنفيذ عمليات سلسة لمبادرات الرئيس التنفيذي. العمل كحلقة وصل بين الأفكار والعمل لضمان تقدم المشاريع الرئيسية.

التعاون عبر الوظائف لضمان التوافق مع الأهداف التنظيمية.