الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

دعم معالجة المشتريات:
- استلام ومراجعة والتحقق من طلبات الشراء من حيث الاكتمال والتفويض الصحيح والامتثال لسياسات المشتريات المؤسسية واللوائح المالية.
- إنشاء ومعالجة أوامر الشراء في نظام ERP المؤسسي، مع التأكد من توثيق دقيق وإجراءات الموافقة المناسبة.
- تتبع و مراقبة حالة أوامر الشراء من الإنشاء حتى التسليم، مع التأكد من الوفاء في الوقت المناسب والتنسيق مع الموردين لحل التأخيرات أو التناقضات.
- التحقق من استلام السلع والخدمات، ومطابقة الفواتير مع أوامر الشراء وملاحظات التسليم، وتصعيد التناقضات للحل.
تنسيق الموردين وإدارة قاعدة البيانات:
- الحفاظ على قاعدة بيانات الموردين شاملة ومحدثة تشمل معلومات الاتصال، واتفاقيات التسعير، وسجلات الأداء، والتوثيق للامتثال.
- التنسيق مع الموردين بشأن تأكيدات الطلب، وجداول التسليم، ومواصفات المنتجات، وحل المشكلات.
- الحصول على عروض أسعار من عدة موردين للمشتريات الروتينية و المساعدة في مقارنة الأسعار لدعم قرارات القيمة مقابل المال.
- مراقبة أداء الموردين و الحفاظ على سجلات جداول التسليم، والجودة، ومعايير الخدمة.
التوثيق وحفظ السجلات:
- الحفاظ على ملفات المشتريات الدقيقة والمنظمة وسهلة الوصول، بما في ذلك الطلبات، وأوامر الشراء، وعروض الأسعار، والعقود، وملاحظات التسليم، والفواتير.
- إعداد تقارير المشتريات، والملخصات، واستخراج البيانات حسب الحاجة من قبل الإدارة وفرق المالية.
- التأكد من أن جميع توثيقات المشتريات تتوافق مع متطلبات التدقيق وسياسات الاحتفاظ المؤسسية.
دعم إدارة المخزون والمخزون:
- المساعدة في مراقبة مستويات المخزون للمواد الإمدادية والسلع الاستهلاكية، وتنسيق إعادة التخزين لمنع النقص.
- دعم العد الفعلي الدوري للمخزون، والمطابقات، وعمليات تدقيق المخزون.
- المساعدة في إدارة الأصول الفائضة، وإعادة التوزيع، وإجراءات التخلص وفقًا لسياسات المؤسسة ولوائح النفايات في الإمارات العربية المتحدة.
دعم الامتثال والسياسات:
- التأكد من أن أنشطة المشتريات تت comply with لوائح ضريبة القيمة المضافة في الإمارات، وقانون المشتريات الفيدرالي، وسياسات المشتريات في IITD-AD.
- المساعدة في التوثيق والإعداد للتدقيقات الداخلية والخارجية للمشتريات.
- البقاء على اطلاع بإجراءات المشتريات المؤسسية والتحديثات التنظيمية.
التعاون مع المعنيين:
- التواصل مع الأقسام الأكاديمية، وفرق البحث، والوحدات الإدارية لتوضيح طلبات المشتريات، وتقديم تحديثات الحالة، و تسهيل عمليات الشراء بكفاءة.
- تقديم مساعدة مهذبة ومهنية للعملاء الداخليين، والرد بسرعة على الاستفسارات وحل مشكلات المشتريات الروتينية.
- دعم فريق المشتريات في المشاريع الخاصة، وإعداد العطاءات، وأنشطة تخطيط المشتريات حسب التكليف.

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة سلسلة التوريد، أو مجال ذي صلة مفضل.
1-2 سنوات من الخبرة في وظائف المشتريات أو سلسلة التوريد، مما يظهر فهمًا قويًا لعمليات الشراء.
إجادة في برامج المشتريات ومجموعة Microsoft Office، وخاصة Excel لتحليل البيانات والتقارير.
الحصول على شهادة في المشتريات أو إدارة سلسلة التوريد (مثل CIPS، CPIM) هي ميزة، مما يظهر الالتزام بالتطوير المهني.

مساعد المشتريات SUNDUS MANAGEMENT CONSULTANCY & STUDIES BUREAUL.L.C