منسق مشروع بالإضافة إلى مترجم صيني/إنجليزي Universal Tobacco FZC

- كن نقطة الاتصال الرئيسية في جميع الأمور المتعلقة بالمدير التنفيذي / المدير العام:

- بما في ذلك الأمور ذات الطابع السري و/أو الحرج.

- قم بإعطاء الأولوية وتحديد المسار المناسب للعمل، أو الإحالة، أو الرد، مع ممارسة الحكم لتعكس أسلوب المدير التنفيذي / المدير العام وسياسة المنظمة.

- إدارة التقويم للمدير التنفيذي / المدير العام:

- استقبال الاستفسارات والطلبات، وتقييم الأولويات المتنافسة، وتصفية، وأعطائها الأولوية لضمان سلاسة وإنتاجية التفاعلات اليومية.

- كون حلقة وصل وتوفير الدعم للمدير التنفيذي / المدير العام ومديري الوظائف:

- قيادة جميع المتطلبات الإدارية للاجتماعات والفعاليات الداخلية والخارجية.

- جدولة الاجتماعات، صياغة جداول الأعمال وإبلاغ أصحاب المصلحة، وتطوير، وتجميع، وتوزيع مواد العروض التقديمية.

- تسجيل محاضر الاجتماعات، ومتابعة إغلاق جداول الأعمال، ومشاركة حالة الإكمال.

- مجموعة متنوعة واسعة من المهام الإدارية:

- المساعدة في المشاريع الخاصة بما في ذلك، وليس حصراً، تحسين العمليات والمنتجات.

- تصميم، إنتاج/جمع، أرشفة، واسترجاع الوثائق المعقدة، والبيانات، والتقارير، والعروض التقديمية.

- الحفاظ على قوائم الاتصال، وتنظيم السفر الدولي، بما في ذلك إعداد المسارات، والتأشيرات، ومتطلبات الدخول والخروج من المكتب.

- تصفية، والرد على و/أو إعادة توجيه البريد، حسب الاقتضاء.

- كتابة، وصياغة، وإعداد المراسلات/البريد الإلكتروني.

- إعداد وتجميع التقارير الأسبوعية، الشهرية، والسنوية، وتحليل البيانات وتقديم تقارير ملخصة.

- تنسيق النفقات ومعالجة الفواتير للمدير التنفيذي / المدير العام.

- معالجة القضايا المتعلقة بالعمليات الإدارية بشكل استباقي لضمان السرعة والكفاءة.

- تقديم التقارير إلى رؤساء الأقسام وفرق الإدارة لتقديم رؤى حول الكفاءة العامة للمنظمة.

- العمل كأمين على إجراءات السياسات الداخلية، والكتيبات، والوثائق الخاصة بالامتثال الخارجي.

- جمع الشكاوى والتعليقات، وتتبع الأداء الوظيفي.

- تنسيق المشاريع:

- المساعدة في تطوير خطط المشاريع، بما في ذلك الجداول الزمنية، والمعالم، والمخرجات.

- تنسيق أنشطة المشاريع، والموارد، والمعلومات لضمان الانتهاء في الوقت المحدد من المشاريع.

- التواصل حول حالة المشروع، والتحديثات، والقضايا المحتملة مع أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق.

- تسهيل الاجتماعات والمناقشات لتوحيد أهداف المشروع وتوقعاته.

- تخصيص وإدارة الموارد بشكل فعال لضمان تحقيق أهداف المشروع.

- مراقبة ميزانيات المشاريع والنفقات، والتأكد من الالتزام بالخطط المالية.

- تحديد المخاطر المحتملة للمشاريع وتطوير استراتيجيات التخفيف.

- مراقبة وتقرير عن تقدم المشروع، ومعالجة أي مشاكل أو تحديات بسرعة.

- إعداد وصيانة الوثائق المتعلقة بالمشروع، بما في ذلك ميثاق المشاريع، والجداول الزمنية، وتقارير الحالة.

- ضمان التقارير الدقيقة وفي الوقت المناسب حول تقدم المشروع والنتائج.

- مسؤوليات ترجمة الصينية/الإنجليزية:

- ترجمة بدقة مجموعة واسعة من الوثائق التجارية—بما في ذلك التقارير الاستراتيجية، والبيانات المالية، والمواصفات الفنية، ومواد التسويق، والاتصالات الداخلية—بين الإنجليزية والصينية والعكس صحيح.

- ضمان أن الترجمات ليست دقيقة لغويًا فحسب، بل أيضًا مناسبة ثقافيًا وسياقيًا للجمهور المستهدف، مع تعديل النغمة والأسلوب حسب الحاجة (مثل: رسمي للمستندات القانونية، مقنع للتسويق).

- كتابة وتدقيق المراسلات، والعروض التقديمية، والإعلانات الأصلية باللغتين الإنجليزية والصينية، مع ضمان الوضوح، والاحترافية، والامتثال لأسلوب التواصل للمدير العام وصوت علامة الشركة التجارية.

- توقع احتياجات الترجمة للاجتماعات أو المشاريع القادمة وإعداد المواد اللازمة مسبقًا.

- العمل كنقطة الاتصال اللغوية الرئيسية للشركاء الناطقين بالصينية، وبناء علاقات وضمان التواصل السلس والمحترم.

- إدارة الاتصالات (البريد الإلكتروني، المكالمات) مع أصحاب المصلحة الصينيين نيابة عن المدير العام، مع تصفية وإعطاء الأولوية حسب الحاجة.

- تطوير، والحفاظ على، واستخدام باستمرار قاموس مركزي للمصطلحات الخاصة بالشركة والمصطلحات المتعلقة بالصناعة لضمان الاتساق والدقة في جميع المواد المترجمة.

- إجراء فحوصات الجودة على الوثائق المترجمة بواسطة طرف ثالث أو المترجمة آليًا لضمان أنها تلبي معايير الشركة المتعلقة بالدقة والاحترافية.