منسق مشاريع

Aspen Holdings

الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

المسؤوليات الرئيسية

حوكمة وإدارة المشروع:

• الحفاظ على سجلات المشروع وتنظيم وتحديث جميع وثائق المشروع، بما في ذلك خطط المشروع، والجداول الزمنية، والميزانيات، وسجلات RAID، ومحاضر الاجتماعات وطلبات التغيير لضمان الشفافية ومسار تدقيق واضح
• إعداد التقارير وإصدارها بما في ذلك تقارير حالة المشروع، وتحديثات التقدم، والمعلومات ذات الصلة الأخرى إلى مدير المشروع، ولجنة التوجيه، وأصحاب المصلحة في المشروع وفقًا لخطة الاتصال ومتطلبات الحوكمة
• تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) مقابل الأهداف و/أو القواعد الأساسية

التواصل ومشاركة أصحاب المصلحة:

• تيسير الاتصال كونه نقطة الاتصال المركزية للتواصل المتعلق بالمشروع، وضمان تدفق المعلومات بشكل واضح وفي الوقت المناسب بين أعضاء الفريق، ومدير المشروع وأصحاب المصلحة
• جدولة وتنسيق الاجتماعات ترتيب وتنسيق وتوثيق المحاضر والقرارات/عناصر العمل الرئيسية
• نشر المعلومات التأكد من أن جميع أصحاب المصلحة على علم بأي تغييرات في المشروع، والقرارات المتخذة، والمعالم الرئيسية
• التواصل مع أصحاب المصلحة مساعدة مدير المشروع في التواصل مع العملاء، والموردين، والأطراف الأخرى لجمع المتطلبات، وتقديم التحديثات، ومعالجة المخاوف، مع العمل دائمًا ضمن إرشادات الحوكمة المعمول بها

المراقبة والتتبع:

• تتبع التقدم مراقبة التقدم اليومي والمهام والنتائج مقابل الجدول الزمني للمشروع والإبلاغ عن أي انحرافات أو تأخيرات محتملة إلى مدير المشروع
• تتبع القضايا والمخاطر الحفاظ على جميع سجلات المشروع، وضمان الوثائق، والتعيينات لأصحاب المصلحة المعنيين، وضمان الحل أو التخفيف. تصعيد القضايا أو المخاطر الهامة إلى مدير المشروع أو الهيئة المعنية بالحوكمة وفقًا للعمليات المحددة

الدعم الإداري والتشغيلي:

• المساعدة في تتبع الميزانية والمالية المساعدة في تتبع نفقات المشروع، والفواتير، وأوامر الشراء، والوثائق المالية الأخرى لضمان الالتزام بالميزانية المعتمدة
• دعم التحكم في التغيير المساعدة في توثيق وتتبع طلبات التغيير، وضمان اتباع العمليات الصحيحة، والموافقة عليها بشكل صحيح من قبل السلطة المعنية بالحوكمة
• الامتثال التأكد من أن أنشطة المشروع تتوافق مع السياسات والإجراءات، وأي متطلبات تنظيمية أو جماعية أخرى، كما هو محدد ضمن إطار الحوكمة
• تعزيز أفضل الممارسات والمعايير الصناعية ذات الصلة

المؤهلات والخبرة

• إتقان الحاسوب بما في ذلك مستوى مهارة عالي في Microsoft Office.
• دبلوم أو درجة في إدارة/إدارة المشروع
• من المفضل أن يكون لديك شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP)
• 3 إلى 5 سنوات من الخبرة في بيئة التحكم في المشروع.
• إجادة أدوات إدارة المشروع مثل Microsoft Project، MS Teams، MS Office