منسق مشاريع Iqarus

المهام والمسؤوليات:

• وضع تخطيط دوار مثالي بالتنسيق مع مساعد العمليات وكبير مديري العمليات والأفراد المعينين، مع ضمان تلبية متطلبات العميل، كما هو محدد في نطاق العمل التعاقدي للمشروع.
• ضمان تغطية كافية للأفراد في مواقع الخدمات الطبية بما يتماشى مع الالتزامات التعاقدية للعميل.
• إدارة جميع ترتيبات السفر بما في ذلك الرحلات الدورية، وتأشيرات الدخول، والإقامة.
• إدارة عملية الانضمام والتوجيه لجميع الأفراد قبل التعيين في الموقع.
• إبلاغ مركز دعم العمليات بجميع التعيينات الجديدة لضمان تقديم إحاطة أمنية كافية.
• الحفاظ على ودعم العلاقة مع فريق التوظيف لاحتياجات التوظيف، وتحديد وإبلاغ فجوات التوظيف الممكنة بشكل استباقي.
• التنسيق مع فريق التوظيف لضمان أن جميع الوثائق (أي، المؤهلات، جواز السفر، إلخ) مرتبة قبل التعيين.
• دعم الموارد البشرية لضمان تجديد مؤهلات الموظفين والتسجيل الطبي في بلدهم الأصلي.
• ضمان أن الطلبات والاستفسارات من الأفراد المعينين يتم الرد عليها بطريقة مهنية وفي الوقت المناسب.
• التنسيق مع فريق المشتريات لضمان إصدار الزي الرسمي والمعدات الصحيحة لأعضاء الفريق عند التعيين.
• الحفاظ على سجلات مناسبة لتوزيع الزي الرسمي والمعدات، والإرجاع والاستبدال.
• التنسيق بين الأفراد المعينين وفريق المشتريات لإعادة تخزين المعدات الطبية.
• تسجيل جميع النفقات ضد الميزانية ذات الصلة وتصعيد أي مخاطر مالية إلى مدير العمليات عند ظهورها.

• تنسيق بيانات الرواتب للموظفين الميدانيين، وتقديمها إلى مساعد مدير العمليات على أساس شهري والتعامل مع أي استفسارات حول الرواتب في الوقت المناسب.
• إدارة استفسارات CPD، والموافقات والإشراف على تعويض البدلات لضمان عدم تجاوز الحد السنوي.
• تقديم المسودة الأولى من جداول الوقت الشهرية وأي وثائق داعمة مطلوبة لفوترة العميل
• تقديم معلومات تتعلق بترتيبات سفر الموظفين والتكاليف إلى الفرق التجارية والمالية بالإضافة إلى الإدارة العليا.
• مساعدة الفرق التجارية وإدارة الحسابات مع استفسارات / متطلبات العملاء وتقديم وثائق التوظيف كجزء من عمليات العطاء.
• ضمان أن جميع قضايا الحوكمة السريرية التي يثيرها الأفراد المعينون يتم الإبلاغ عنها على الفور إلى المدير الطبي الإقليمي المعني.
• التنسيق بين الأفراد المعينين وفريق المشتريات لإعادة تخزين المعدات الطبية بما في ذلك دعم نظام التحكم في المخزون ودعم نظام إصدار SAGE مع فرق المشتريات والمالية.