موظف إدارة الممتلكات (مواطن إماراتي) Provis Realestate Management - Sole Proprietorship

الأدوار، المسؤوليات، الواجبات

الإيرادات والتكاليف

• متابعة وتحديث أسبوعي على الحسابات المستحقة لجميع (كتب الملاك، إيرادات بروفيز).
• التأكد من أن طلبات الإعفاء يتم التحقق منها بموجب وثائق داعمة قبل التقديم.
• التحقق والمتابعة بشأن الإيجارات المستحقة من الجهات الحكومية / الشركات.
• مراقبة وتصفية المدفوعات غير المحددة في حسابات البنوك يوميًا (بروفيز / الشركات).
• جمع الديون المعدومة والإيجارات المستحقة.
• متابعة المدفوعات غير المحددة في حسابات البنوك (بروفيز / الشركات).

العميل

• التأكد من الرد على جميع المكالمات خلال 15 دقيقة كحد أقصى إذا لم يتم الرد أثناء مكالمة أخرى مع عميل آخر.
• الاهتمام بطلبات واستفسارات العملاء في الوقت المناسب.
• معالجة الشكاوى المتعلقة بالصيانة قبل تصعيدها.
• تنفيذ الإجراءات التصحيحية المعينة كمتابعة من استبيانات رضا العملاء.
• تصعيد الشكاوى إلى المدير المباشر إذا كانت تتجاوز سلطاته.
• تقديم ملاحظات مستمرة للمشرفين بشأن احتياجات العملاء لتصعيدها في حالة الحاجة إلى تغييرات في السياسات والإجراءات.
• الحفاظ على علاقات إيجابية مع جميع العملاء.

العمليات التجارية الداخلية

• توفير والحفاظ على موافقة / تأكيد المالك المناسب قبل طلب التحقق من RO.
• معالجة عقود الإيجار المنتهية والشيكات المرتجعة وتصعيدها إلى المشرف لاتخاذ الإجراءات اللازمة وفقًا لسياسة الشركة.
• الحفاظ على تحديث تقرير تتبع إشعارات التجديد للمشرف العقاري للمراجعة.
• الحفاظ على تحديث تقارير عن أرصدة الإيجار المستحقة / ضمانات الإيجار المستردة / حالة الوحدات الشاغرة / أيام في السوق / رسوم بروفيز المستحقة / سجل الإيصالات غير المنشورة.
• التحقق من استرداد الإيجارات والضمانات قبل التقديم للمشرف العقاري للموافقة ووفقًا لمؤشرات الأداء الرئيسية المحددة.
• إعداد مسودات مذكرات قانونية للعملاء المتعثرين وفقًا لمؤشرات الأداء الرئيسية المحددة.
• التأكد من تقديم الملفات للمشرف العقاري مع جميع الوثائق مثل عقد الإيجار / توثيق / نسخ الشيكات / الإيصالات / وثائق المستأجر والمالك.
• يجب على موظف العقار تطوير فهم كامل ودقيق لتخطيط الوحدات المعينة / مزيج الوحدات / المرافق / الخدمات، إلخ. يجب أن يكون موظف العقار قادرًا على الإجابة على الأسئلة العامة والتخصصية المتعلقة بالعقار المعين و/أو المحفظة.
• التأكد من تسجيل جميع الإيجارات والأعباء الأخرى في النظام، وإصدار أي فواتير للمقيمين، ومتابعة التحصيل حسب الحاجة.
• الحفاظ على السيطرة على المفاتيح في العقار. يجب الإبلاغ عن أي مفاتيح مفقودة على الفور إلى المشرف العقاري.
• إعداد إشعارات التجديد بعد التحقق ومراجعة موافقة المالك لتوقيع المشرف العقاري.
• موظف العقار يتصل بالمالكين للحصول على شيكات الإيجار وجمع جميع الرسوم اللازمة (مثل: رسوم الخدمات، الإدارة، الصيانة).
• موظف العقار يعد مستندات NOC وقائمة التحقق قبل تقديمها للمشرف.
• التحقق من تفاصيل IBAN للمالكين قبل تقديمها للمشرف للمراجعة النهائية.
• تقديم جميع المدفوعات التي تمت خلال نفس اليوم إلى أمين الصندوق مع ورقة التحكم.
• تحميل جميع الوثائق على نظام إدارة الوثائق (DMS) أو المجلد المشترك المعين لجميع التجديدات والعقود الجديدة (الوثائق الكاملة وليس فقط عقد الإيجار وتوثيق). الحفاظ على الملفات المادية في الخزائن.