موظف استقبال وإدارة

Timesworld

المسؤوليات الرئيسية

• استقبال الزوار وعلاقات الضيوف
• تحية ومساعدة الزوار بطريقة مهذبة ومهنية.
• إدارة تسجيل الزوار، والوصول، والتنسيق مع الفرق الداخلية.
• التعامل مع جميع المكالمات الواردة وتوجيهها بشكل مناسب.
• الحفاظ على منطقة استقبال نظيفة ومنظمة ومرحبة.

• الدعم الإداري
• مساعدة المدير التنفيذي في الجدولة، والاجتماعات، والمواعيد، وترتيبات السفر.
• إعداد المراسلات، والمذكرات، والرسائل، والتقارير، والوثائق حسب الحاجة.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، وخدمات البريد، والتواصل المكتبي.
• الحفاظ على أنظمة filing دقيقة، والوثائق، وسجلات المكتب.

• إدارة المكتب
• مراقبة والحفاظ على مستلزمات المكتب، والأدوات المكتبية، ومخزون المطبخ.
• التنسيق مع إدارة المرافق، والموردين، ومقدمي الخدمات.
• الإشراف على صيانة المكتب العامة لضمان بيئة عمل سلسة ومنظمة.
• إدارة النقدية الصغيرة للمكتب، والحفاظ على السجلات، وضمان التسوية في الوقت المناسب.
• دعم الموارد البشرية والإدارة في مراقبة الإجازات، وتحديثات الحضور، والتنسيق الأساسي للموظفين.
• المساعدة في تنظيم الفعاليات الشركة، والاجتماعات الداخلية، والنشاطات الإدارية.

• السرية والمهنية
• التعامل مع المعلومات والوثائق الحساسة بسرية تامة.
• الحفاظ على مظهر احترافي، وأسلوب تواصل، وأخلاقيات عمل في جميع الأوقات.