موظف استقبال UNC

نحن نبحث عن موظف استقبال/مدير مكتب مصقول واستباقي للانضمام إلى فريقنا الديناميكي في دبي. هذه الوظيفة مركزية لضمان تجربة مكتب استقبال احترافية ومرحبة أثناء دعم العمليات اليومية السلسة للمكتب. يجب أن يكون المرشح المثالي دقيقًا ومنظمًا وقادرًا على إدارة مسؤوليات متعددة في بيئة سريعة الوتيرة.

إدارة المكتب الأمامي

ترحيب ومساعدة العملاء والزوار والموظفين باحترافية وأدب.

إدارة المكالمات الواردة، ورسائل البريد الإلكتروني، والاستفسارات العامة، وضمان التحويل في الوقت المناسب والدقيق.

الحفاظ على منطقة استقبال واجتماعات نظيفة ومنظمة واحترافية.

الدعم الإداري

جدولة الاجتماعات والمواعيد وإدارة حجوزات قاعة المؤتمرات.

التعامل مع البريد الوارد/الصادر، وخدمات البريد السريع، والتسليمات.

دعم إعداد الوثائق، وإدخال البيانات، والتقارير للفرق الداخلية.

عمليات المكتب

مراقبة وتجديد مستلزمات المكتب؛ التواصل مع الموردين للشراء.

تنسيق خدمات الصيانة والإصلاح مع مقدمي الخدمات الخارجيين. ضمان وظيفة معدات المكتب والتنسيق مع دعم تكنولوجيا المعلومات حسب الحاجة.

المساعدة في التخطيط وتنظيم فعاليات الشركة، والاجتماعات، وزيارات العملاء.

ترتيب اللوجستيات الخاصة بالسفر بما في ذلك الرحلات الجوية، والإقامة، والجداول الزمنية للموظفين. دعم عبر الأقسام

تقديم المساعدة الإدارية لقسم الموارد البشرية وأقسام أخرى حسب الحاجة. الحفاظ على سجلات دقيقة بما في ذلك سجلات الزوار وتقارير المصاريف.