موظف استقبال نائب الرئيس مساعد إداري

Confidential Company

غرض الوظيفة: إدارة عمليات المكتب الأمامي بكفاءة من خلال ضمان التواصل السلس، والتعامل الاحترافي مع الزوار، وتقديم الدعم الإداري للمكتب الإقليمي. تتضمن الدور التنسيق، الوثائق، والمساعدة في الأنشطة الإدارية اليومية.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة عمليات الاستقبال، بما في ذلك إجراءات الفتح، اليومية، والإغلاق.

• إدارة حجوزات غرف الاجتماعات، المؤتمرات، وغرف التدريب، والتأكد من دقة الجدولة، وتأكيد أن جميع المعدات تعمل.

• استقبال ومساعدة الزوار، والموظفين، والعملاء بطريقة احترافية.

• الحفاظ على سجل الضيوف.

• التعامل مع الطرود الواردة والصادرة للمكتب الإقليمي.

• تنسيق حجوزات الليموزين للموظفين والزوار.

• الحفاظ على قائمة التمديدات/جهات الاتصال الداخلية وتحديثها.

• طلب والحفاظ على مخزون من المستلزمات المكتبية، والمواد الغذائية، وغيرها من المستهلكات مع تحديثات شهرية.

• إعداد مجموعات مستلزمات المكتبية للموظفين الجدد وتنسيق بطاقات الهوية وشارات الأسماء.

• إصدار مجموعات انضمام جديدة للموظفين وتحديث سجل المخزون وفقًا لذلك.

• الحفاظ على أنظمة الملفات المناسبة والوثائق.

• التعامل مع الطباعة، والمسح، والوثائق الإدارية العامة.

• الحفاظ على سجلات الموظفين المعينين من الخارج والزي الرسمي (تحت إشراف الإدارة).

• تلقي وتوزيع الاتصالات، والبريد، والوثائق إلى الأقسام المعنية.

• جمع البريد من صندوق البريد وتسليمه للموظفين المعنيين مع الحصول على تأكيد مناسب.

• دعم عمليات تقديم طلبات تصاريح العمل.

• إجراء تفتيشات على دورات المياه النسائية بالمكتب الإقليمي وفقًا لقائمة التحقق.

• المساعدة في استلام الفواتير وحفظ السجلات.

• دعم مراقبة حسابات اتصالات الإمارات والتعامل مع مدفوعات المرافق وإعادة شحن سالك.

• إدارة إصدار الزي الرسمي وتحديث سجلات المخزون ذات الصلة.

• وضع أوامر للمستلزمات المكتبية والحفاظ على سجلات المخزون.

• جدولة أنشطة التقطيع مع مزود الخدمة والحفاظ على السجلات ذات الصلة.

• ترتيب الوجبات الخفيفة وغداء الأعمال أثناء الاجتماعات عند الحاجة.

المهارات والكفاءات:

• مهارات تواصل بين شخصية ممتازة.

• قدرات تنظيمية قوية ومتعددة المهام.

• إتقان في MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

• اهتمام كبير بالتفاصيل ودقة السجلات.

• مظهر احترافي وتوجه نحو خدمة العملاء.

• القدرة على تحديد أولويات المهام وإدارة الوقت بفعالية.