موظف استقبال
Gensler
صاحب عمل نشط
نشرت قبل 20 ساعة
أرسل لي وظائف مثل هذه
الجنسية
أي جنسية
جنس
غير مذكور
عدد الشواغر
1 عدد الشواغر
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
إدارة مكتب الاستقبال وإدارة الزوار
إدارة مكتب الاستقبال: العمل كنقطة الاتصال الأولى للزوار والعملاء والمستشارين، مع ضمان بيئة ترحيبية ومهنية في منطقة الاستقبال.
تنسيق الزوار: استقبال الزوار وإبلاغ الأعضاء المناسبين في الفريق عند وصولهم.
التعامل مع المكالمات: الرد على المكالمات الواردة وتوجيهها، وإدارة الاتصالات الداخلية، ومساعدة الاستفسارات من العملاء وفرق المشروع والمستشارين الخارجيين.
إدارة المكتب والمرافق
عرض المكتب: الحفاظ على نظافة وتنظيم منطقة الاستقبال والمناطق المشتركة، مع ضمان أجواء مرتبة ومهنية.
البريد وخدمات التوصيل: التعامل مع جميع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك الطرود وخدمات التوصيل (مثل FedEx)، وتوزيعها على الأطراف المعنية.
إدارة المستلزمات: مراقبة وطلب مستلزمات المكتب (الأدوات المكتبية، البقالة، إلخ)، مع ضمان توفر العناصر الأساسية في المكتب. معالجة المدفوعات المتنوعة، مع ضمان التزام جميع المعاملات بالبروتوكولات المعمول بها. إدارة معدات المكتب: ضمان توفر معدات المكتب (مثل الفأرات، الشواحن، البطاريات) وأنها في حالة عمل.
طلبات تصاريح العمل: المساعدة في التقدم بطلبات تصاريح العمل، مع ضمان استكمال وتقديم جميع الوثائق اللازمة وفقًا للمتطلبات القانونية.
دعم الاجتماعات والفعاليات
تنسيق قاعات الاجتماعات: جدولة وإدارة حجوزات قاعات المؤتمرات، مع ضمان استعداد الغرف للاجتماعات، بما في ذلك إعداد AV وترتيب المرطبات.
تقديم الطعام: ترتيب خدمات الطعام للاجتماعات والفعاليات حسب الحاجة.
دعم التوظيف الجديد
إعداد حزم الترحيب: إعداد حزم الترحيب للموظفين الجدد، مع ضمان تقديم جميع المواد اللازمة ومعلومات التوظيف.
دعم إداري عام
الدعم الإداري العام ودعم المكتب: تقديم الدعم الإداري عند الطلب لمختلف الإدارات، بما في ذلك النسخ، والمسح الضوئي، وإعداد الوثائق، والأرشفة، والجدولة حسب الحاجة. تغطية احتياطية لتقديم الدعم لمدير المكتب عند الغياب بسبب (مرض) إجازة.
مؤهلاتك
مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة باللغة الإنجليزية، ويفضل باللغة العربية أيضًا.
إجادة في مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، Outlook) ومعرفة بمعدات المكتب (الطابعات، الماسحات الضوئية، إلخ).
مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على إدارة مهام متعددة في بيئة سريعة الوتيرة.
يظهر موقفًا استباقيًا، يتوقع الاحتياجات ويتخذ المبادرة للتعامل مع المهام بكفاءة.
يحافظ على موقف مهني ويمارس التقدير في التعامل مع المعلومات السرية.
عقلية تركز على العملاء مع موقف ودود وقابل للتواصل.
قادر على التعاون بفعالية داخل فريق.
الملف الشخصي المطلوب للمرشحين
مظهر مهني ومرتب، مع القدرة على تمثيل الشركة بشكل إيجابي.
خبرة سابقة كموظف استقبال أو في دور في المكتب الأمامي، يفضل في شركة معمارية أو تصميم أو خدمات مهنية.
القطاع المهني للشركة
المجال الوظيفي / القسم
الكلمات الرئيسية
تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com