موظف استقبال

Client of Talentmate

التاريخ: 16 سبتمبر 2025

الشركة: Action Hospitality (ACH)

الموقع:

الشارقة، AE

البلد: AE

هدف الوظيفة

لمساعدة الزوار والضيوف والإجابة على استفساراتهم بسرعة من خلال تقديم معلومات واضحة وإرشادات واتجاهات مطلوبة؛ يوفر الدعم الإداري والمساعدة العامة المستمرة في المكتب بما في ذلك جمع الوثائق، والتسليم، والنسخ، والتعامل مع البريد، والأرشفة مع ضمان الأداء وفقًا للسياسات والإجراءات المعتمدة من الشركة.

المسؤوليات الرئيسية للنتائج

• يدير مكتب الاستقبال الرئيسي من خلال الرد على المكالمات الهاتفية، وتوجيه الزوار والضيوف، والإجابة على استفساراتهم بينما ينقل رسائل ومعلومات واضحة حسب الاقتضاء.
• يضمن راحة جميع الزوار والضيوف والمُتقدمين الذين ينتظرون في منطقة الاستقبال الرئيسية، ويوفر لهم المرطبات ويرافقهم إلى المكتب المطلوب إذا لزم الأمر.
• يجمع ويوصل الوثائق والقرطاسية والرسائل داخل المكتب بطريقة سريعة وفعالة.
• يوفر دعمًا مستمرًا في الحفاظ على منطقة استقبال ومكان عمل آمن ومرتب؛ يشغل معدات المكتب وفقًا للإجراءات.
• يساعد فريق الموارد البشرية والأقسام الأخرى، إذا لزم الأمر، في تجميع، ونسخ، وأرشفة، وحفظ الوثائق من أجل تحسين سير العمل في الأقسام المعنية.
• يتنسيق مع وكلاء البريد/التوصيل لجمع وتسليم الوثائق. يستقبل، ويصنف، ويوزع البريد الوارد وحزم البريد إلى الأقسام المختلفة حسب الحاجة. يحتفظ بسجل تسليم لجميع المعاملات البريدية/التوصيلية.
• يوفر معلومات عامة غير تقنية استجابة لاستفسارات الجمهور.
• يحافظ على سجل لجميع المكالمات الصادرة (الاتصالات الدولية).
• يساعد جميع الأقسام من خلال تشغيل آلات الفاكس، وإعداد الطرود البريدية والخارجية عند الطلب.
• يحافظ على سجل الزوار و/أو يدخل المواعيد على نظام آلي إذا لزم الأمر.
• ينفذ أي مهام أخرى يتم تكليفه بها من قبل المشرف/المدير.
  
  

• شهادة الثانوية العامة أو دبلوم في أي مجال مقبول.
• يظهر شخصية لطيفة وموقف إيجابي في جميع الأوقات.
• مظهر مرتب ومنظم.
• قادر على تشغيل آلات المكتب والكمبيوتر عند الحاجة.
• مهارات تواصل ممتازة.
• مهارات كمبيوتر أساسية.
  
  

• الخبرة ليست ضرورية لهذه الوظيفة إذا أظهر المرشح الكفاءات المطلوبة.
• 1-2 سنوات من خبرة دعم المكتب في دور مشابه في أي صناعة ستكون ميزة.
• قادر على فهم وتصنيف الوثائق المطلوبة للمهام المطلوبة.
• القدرة على فهم المهام وتخطيط المهام وفقًا للأولويات والترتيب المنطقي.
• يظهر القدرة على تشغيل آلات المكتب والمعدات بشكل مستقل.
• لاعب فريق متعاون؛ يمتلك مهارات تنظيم وإدارة الوقت جيدة.
• يبقى على إطلاع بالمعلومات المطلوبة و/أو التغييرات داخل الشركة بما في ذلك أسماء الأقسام والموظفين ومواقع مكاتبهم.
• يميل إلى تعدد المهام مع اهتمام عالٍ بالتفاصيل.
• موثوق، مُحفز ذاتيًا، يظهر الطاقة والحماس.
• القدرة على استخدام العلاقات الشخصية لتنفيذ المهام وبناء الثقة في أدائه.
• يظهر القدرة على المساهمة وتحقيق النتائج بنجاح ضد مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة.