موظف استقبال

Talentmate

دور موظف الاستقبال حاسم في سير العمل بسلاسة في المكتب. كونه الوجه والصوت للشركة، يكون موظف الاستقبال مسؤولاً عن إدارة الانطباعات الأولى، والتعامل مع المهام الإدارية الأساسية، وتقديم خدمة عملاء ودودة. سيكون موظف الاستقبال الناجح لديه مهارات اتصال بين الأشخاص لا تشوبها شائبة وقدرات تنظيمية قوية. سيكونون بارعين في تعدد المهام ولديهم عين حريصة على التفاصيل، مما يسمح لهم بإدارة مجموعة متنوعة من المسؤوليات بكفاءة. من الرد على المكالمات الهاتفية وترحيب الزوار إلى إدارة الجداول الزمنية والحفاظ على لوازم المكتب، يضمن موظف الاستقبال أن يعمل المكتب بسلاسة. تتطلب هذه الوظيفة نهجًا استباقيًا، والقدرة على التعامل مع حالات متنوعة بهدوء، وشخصية دافئة لجعل الزوار والمتصلين يشعرون بالترحيب.

المسؤوليات

• ترحيب بالزوار واستقبالهم بموقف إيجابي ومفيد.
• إدارة وتوجيه المكالمات الهاتفية الواردة إلى الأعضاء المناسبين في الفريق.
• الحفاظ على معلومات الجدول الزمني للاجتماعات والمواعيد وتحديثها.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر والتوزيع.
• الحفاظ على منطقة الاستقبال نظيفة ومرتبة للحفاظ على معايير المكتب.
• المساعدة في مختلف المهام الإدارية، بما في ذلك الأرشفة وإدخال البيانات.
• تقديم معلومات عامة للزوار وإعادة توجيه الاستفسارات المحددة.
• مراقبة والحفاظ على لوازم المكتب، وتقديم الطلبات حسب الحاجة.
• ضمان سرية المعلومات والوثائق الحساسة.
• التنسيق مع صيانة المباني لأي إصلاحات أو مشاكل مطلوبة.
• المساعدة في إعداد مواد الاجتماعات وترتيب غرف المؤتمرات.
• التعاون مع أعضاء الفريق لدعم الفعاليات والمناسبات المكتبية.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو مؤهل معادل ضروري.
• يفضل خبرة تتراوح بين 1-2 سنة في دور موظف الاستقبال.
• مهارات حاسوب متقدمة، بما في ذلك إتقان مجموعة Microsoft Office.
• مهارات الاتصال الشفوية والمكتوبة القوية ضرورية.
• مهارات تنظيم ممتازة واهتمام بالتفاصيل مطلوب.
• القدرة على تحديد أولويات المهام وتعدد المهام بفعالية تحت الضغط.
• تصرف ودود ومهني مع مهارات بين الأشخاص استثنائية.
• القدرة على التعامل مع المعلومات والبيانات الحساسة بسرية.