دور موظفة استقبال / مساعدة مكتبية Confidential company dubaic

نحن نبحث عن موظفة استقبال / مساعدة مكتبية نشطة ومفيدة لإدارة مكتب الاستقبال لدينا وتقديم الدعم اليومي لفريقنا. في هذا الدور الهجين، ستكون وجه الشركة للضيوف القادمين، بينما تعمل أيضًا في الخلف لمساعدة الإدارة والموظفين في المهام التشغيلية، الجدولة، والتنسيق العام. المسؤوليات الرئيسية I. واجبات الاستقبال (الواجهة) 1. إدارة الزوار: استقبال العملاء والزوار بطريقة احترافية؛ تقديم المرطبات وإبلاغ الموظف المعني بوصولهم. 2. الاتصالات: الرد على المكالمات الواردة، أخذ رسائل مفصلة، وإدارة صندوق البريد الإلكتروني العام للشركة. 3. البيئة: ضمان أن يكون مكتب الاستقبال، وغرفة الانتظار، وغرف الاجتماعات مرتبة، ومناسبة، ومجهزة بالمواد اللازمة (مجلات، ماء، أقلام). 4. اللوجستيات: قبول وتوقيع استلام الطرود/التسليمات وتوزيعها على المستلمين الصحيحين. II. واجبات المساعدة والدعم: 1. إدارة التقويم: المساعدة في جدولة الاجتماعات، والمقابلات، والمواعيد للموظفين الكبار. 2. دعم الاجتماعات: إعداد غرف الاجتماعات (تثبيت جهاز العرض/مكالمات الفيديو)، طباعة الأجندات، وتدوين المحاضر أثناء اجتماعات الفريق إذا لزم الأمر. 3. الوثائق: المساعدة في كتابة التقارير، تنسيق الوثائق، وأداء مهام إدخال البيانات. 4. الدعم الإداري: مسح، ونسخ، وأرشفة الوثائق المهمة؛ إدارة هياكل المجلدات الإلكترونية. 5. المهمات والمهام الطارئة: القيام بمهمات مكتبية بسيطة (مثل إيداعات البنك، وزيارات مكتب البريد) والمساعدة في طلب الغداء/التموين للفعاليات الداخلية. 6. دعم السفر: المساعدة في البحث وحجز الرحلات الجوية أو الفنادق لرحلات العمل.