سكرتير/مدير إداري/مساعد إداري

Mashreq

JOB DESCRIPTION

1 Job Title
سكرتير/مدير إداري/مساعد إداري

Department
CIBG

Direct Supervisor
رئيس قسم CIBG

Job Number

2 Job Purpose

لدعم ومساعدة رئيس القسم لتحقيق أهداف القسم من خلال تقديم خدمات سكرتارية كاملة.

3 Dimensions
ميزانية التشغيل
عدد الموظفين
ميزانية النفقات الرأسمالية
أخرى

تقديم الدعم والمساعدة لمدير الوحدة والموظفين لمهام متنوعة.

4 Key Result Areas

• يكمل مجموعة من الوظائف السكرتارية لمكتب رئيس القسم بما في ذلك المراسلات وإدارة التقويم وصيانة الوثائق/الملفات.
• يدير اليوميات، ينظم ويرتب المواعيد، المؤتمرات، والأحداث الأخرى.
• ينظم جميع الاجتماعات الداخلية والخارجية التي يعقدها رئيس القسم بما في ذلك الجدولة، وإخطار المشاركين وتدوين المحاضر.
• يؤدي مهام إدارية مثل فرز المكالمات واستقبال/توجيه الزوار.
• يحجز ويدير غرف الاجتماعات.
• يهتم بمجموعة متنوعة من التفاصيل الإدارية مثل البقاء على اطلاع بأنشطة القسم/القسم، نقل المعلومات، تطوير، تنفيذ وتفسير السياسات والإجراءات، ومراقبة العمليات اليومية للمكتب.
• يعد المراسلات، التقارير، النماذج، القسائم، أوامر العمل والوثائق المتخصصة المتعلقة بالوحدة التنظيمية المخصصة من المسودات، الملاحظات، التعليمات المختصرة، النسخ المصححة، الأشرطة المسموعة، ويقوم بتدقيق المواد للتأكد من الدقة، والكمال، والامتثال للسياسات القسمي.
• مسؤول عن مهام متنوعة مثل إرسال البريد، توزيع النشرات والاعتناء بالمواد المكتبية.
• يذكر رئيس القسم بالمهام/الأنشطة المعلقة حسب الحاجة.
• يدير خطط السفر، ينظم وينسق ترتيبات السفر
• يحافظ على تحديث المخططات التنظيمية
• يضمن التقديم في الوقت المناسب لمبالغ التعويض عن النفقات
• ينشئ ويحافظ على قاعدة بيانات وملفات/متتبعات جداول البيانات.
• يدعم فرق الموارد البشرية، والإدارة، والمالية في تنسيق فعاليات الموظفين المختلفة.

5 Operating Environment, Framework and Boundaries, Working Relationships

• يعمل في بيئة مؤتمتة بالكامل مع أحدث التكنولوجيا والحزم المحدثة التي تساعد في تحسين الإنتاجية.
• علاقات جيدة مع الرؤساء والزملاء. تفاعل مع فرق مختلفة.

6 Problem Solving

• يواجه أولويات متضاربة ويقوم بترتيب أولويات سير العمل وفقًا لأهميتها وعجلتها للالتزام بالمواعيد النهائية من قبل رئيس قسم الائتمان بالتجزئة (السياسة).
• جدولة وتنظيم الاجتماعات بالتنسيق مع الشركاء المعنيين في RBG كمشاركين في الاجتماع لضمان سير الاجتماعات بسلاسة وفي الوقت المحدد.

7 Decision Making Authority & Responsibility

تشمل نطاق المسؤوليات:-

• التعامل/إدارة جميع المهام السكرتارية بطريقة احترافية.
• جدولة وتنظيم الاجتماعات لرؤساء الأقسام
• الحفاظ على وتبسيط نظام الملفات لكل قسم واسترجاع سريع لرئيس القسم.
• تنظيم المواد المكتبية لتلبية متطلبات القسم.

8 Knowledge, Skills and Experience

• خريج من جامعة ذات سمعة طيبة.
• 3 إلى 6 سنوات من الخبرة المصرفية كسكرتير تنفيذي.
• متمكن تمامًا في استخدام الكمبيوتر.
• إتقان ممتاز باللغة الإنجليزية المكتوبة والم spoken.
• مهارات تنظيمية ممتازة، بما في ذلك القدرة على تحديد الأولويات والتعامل مع مهام متعددة بفعالية في بيئة سريعة.
• القدرة على التركيز وامتلاك موقف إيجابي، بما في ذلك المرونة والتكيف واحتضان التغييرات المستمرة في البيئة.
• مهارات جيدة في التواصل الكتابي والشفهي.