أمين سر ومراقب وثائق

Stantec

المسؤوليات الرئيسية لهذا المنصب تشمل ولكن لا تقتصر على:

• تسجيل جميع المراسلات الواردة والصادرة، ومحاضر الاجتماعات، والرسومات، والمستندات الفنية.
• الحفاظ على سجل لجميع البريد الوارد والصادر، والختم، وتسجيل البريد قبل توزيعه على الموظفين المعنيين.
• المسؤولية عن التحكم / تتبع / إصدار الوثائق الكاملة للمشاريع مثل المراسلات الواردة والصادرة، وتعليمات الموقع، وأوامر التغيير، وNFC، وRFI، وCVI، وRFM، والرسائل، وتقارير الموظفين اليومية، والمستندات المقدمة، وأشكال أخرى من الوثائق ذات الصلة من العميل والمقاولين من الباطن (بما في ذلك الوثائق الداخلية لشركة Atkins).
• المسؤولية عن استلام وتسجيل وتوزيع جميع الوثائق الفنية، والمساعدة في التنسيق، ورصد الأنشطة الإدارية لتسهيل وتسريع سير العمل.
• الحفاظ على أرشفة جميع الملفات.
• التنسيق بين الاستشاريين الآخرين والمقاولين لتسهيل سير الوثائق وضمان إغلاق حالة الوثيقة.
• النقل الإلكتروني للوثائق
• إدخال البيانات في قاعدة البيانات المتعلقة باستلام الوثائق وتتبع الوثائق.
• المساعدة في إدارة مكتب الموقع.
• التنسيق مع المهندسين المقيمين المعنيين، والسكرتارية، والموظفين الآخرين لضمان صحة السجلات.
• إجراء نسخ احتياطي دوري منتظم (نسخة إلكترونية) لوثائق المشروع
• تقديم الدعم الإداري لموظفي المكتب بما في ذلك الكتابة، والأرشفة، والرد على الهواتف، وتدوين الرسائل، والحفاظ على تقويم المواعيد، وغيرها من المهام العامة للمكتب.
• المساعدة في إعداد المواصفات الفنية، والمناقصات، وإدارة العقود.
• ضمان أن يتم فوتره كل مشروع أو مرحلة مشروع بشكل صحيح وفي الوقت المناسب وإدارته.
• العمل بالتعاون مع جميع الموظفين.
• التواصل مع الفرق التي تعمل عن بُعد من أجزاء أخرى من العالم لتسهيل إكمال المهام والمشاريع.

متواصل جيد

اتباع ممارسات العمل الآمن والالتزام بإرشادات وسياسات الشركة للتخطيط وتنفيذ العمل بطريقة آمنة.

إكمال جميع الأعمال بما يتماشى مع القيم الأساسية لشركة Stantec ووفقاً لنظم الجودة وإجراءات جودة المشروع في Stantec.

مهام أخرى كما يُطلب من حين لآخر من المهندس المقيم.