أمين سر ومراقب وثائق

Stantec

المسؤوليات الرئيسية لهذه الوظيفة تشمل ولكن لا تقتصر على:

• تسجيل جميع المراسلات الواردة والصادرة، ومحاضر الاجتماعات، والرسومات، والتقديمات التقنية.
• الحفاظ على سجل لجميع البريد الوارد والصادر، والتختم، وتسجيل البريد قبل توزيعه على الموظفين المعنيين.
• مسؤول عن التحكم/التتبع/إصدار الوثائق الكاملة للمشروع مثل المراسلات الواردة والصادرة، وتعليمات الموقع، وأوامر التغيير، وNFC، وRFI، وCVI، وRFM، ورسائل، وتقارير يومية للموظفين، وتقديمات، وأشكال أخرى من الوثائق ذات الصلة من العميل والمقاولين الفرعيين (بما في ذلك الوثائق الداخلية لشركة Atkins).
• مسؤول عن استلام وتسجيل وتوزيع جميع الوثائق التقنية، والمساعدة في التنسيق، ومراقبة الأنشطة الإدارية لتسهيل وتسريع سير العمل.
• الحفاظ على أرشفة جميع الملفات.
• التنسيق بين الاستشاريين والمقاولين الآخرين لتسهيل سير الوثائق وضمان إغلاق حالة الوثائق.
• الإرسال الإلكتروني للوثائق
• إدخال البيانات إلى قاعدة البيانات المتعلقة باستلام الوثائق وتتبع الوثائق.
• المساعدة في إدارة مكتب الموقع.
• التنسيق مع المهندسين المقيمين المعنيين، والسكرتيرات، والموظفين الآخرين لضمان صحة السجلات.
• النسخ الاحتياطي الدوري المنتظم (نسخة إلكترونية) لوثائق المشروع
• توفير الدعم الإداري لموظفي المكتب بما في ذلك الطباعة، والأرشفة، والرد على الهواتف، وتدوين الرسائل، والحفاظ على تقويم المواعيد، وغيرها من الواجبات العامة للمكتب.
• المساعدة في إعداد المواصفات الفنية، والمناقصات وإدارة العقود.
• ضمان أن كل مشروع أو مرحلة من المشروع يتم فاتورته بشكل صحيح وفي الوقت المناسب ويدار.
• العمل بالتعاون مع جميع الموظفين.
• التنسيق مع الفرق التي تعمل عن بُعد من أجزاء أخرى من العالم لتسهيل إنجاز المهام والمشاريع.

متواصل جيد

اتباع ممارسات العمل الآمنة والامتثال لإرشادات وسياسات الشركة للتخطيط وتنفيذ العمل بطريقة آمنة.

إكمال جميع الأعمال وفقًا لقيم Stantec الأساسية ووفقًا لأنظمة الجودة وإجراءات جودة المشروع الخاصة بـ Stantec.

مهام أخرى حسب الطلب من وقت لآخر من المهندس المقيم.