أمين مكتبة مساعد إداري

MARQITALIA

كأمين مساعد إداري، ستلعب دورًا حيويًا في ضمان سير العمل بسلاسة في مكتبنا من خلال تقديم دعم إداري فعال لفريقنا. ستشمل مسؤولياتك إدارة المهام اليومية في المكتب، وتسهيل التواصل بين الإدارات، والمساعدة في إدارة المشاريع. ستكون أول نقطة اتصال للزوار والعملاء، تدير المراسلات، وجدولة الاجتماعات، ودعم مسؤولينا في مختلف المهام الإدارية. ستعمل عن كثب مع جميع مستويات الموظفين داخل المنظمة، مما يتطلب نهجًا ديناميكيًا ومنظمًا لتعدد المهام. تعتبر هذه الوظيفة ضرورية في الحفاظ على بيئة عمل منظمة وفعالة، مما يساهم بشكل كبير في نجاح الشركة's العام.

• إدارة وتنظيم إجراءات المكتب، والأنظمة، والتخطيطات بكفاءة.
• تقديم دعم إداري شامل لأعضاء الفريق التنفيذي.
• تنسيق وجدولة المواعيد، والاجتماعات، والمؤتمرات بدقة.
• التعامل مع جميع المراسلات الواردة والصادرة وضمان التسليم في الوقت المحدد.
• إعداد، ومراجعة، وتحرير الوثائق، والتقارير، والعروض التقديمية بدقة.
• إدارة مخزون اللوازم المكتبية وتقديم الطلبات حسب الحاجة للحفاظ على المخزون.
• المساعدة في التخطيط وتنفيذ الفعاليات والأنشطة الخاصة بالشركة.
• الحفاظ على السجلات والملفات السرية، وضمان أمان البيانات وسلامتها.
• تسهيل الاتصالات بين الإدارات لتبسيط الأنشطة التشغيلية.
• إدارة ترتيبات السفر والمسارات للمديرين وموظفي الشركة.
• مراقبة وإدارة ميزانيات المكتب، والنفقات، والسجلات المالية بمسؤولية.
• المساعدة في وظائف الموارد البشرية بما في ذلك توجيه الموظفين الجدد وتنسيق التدريب.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة مفضل.
• خبرة مثبتة كأمين أو مساعد إداري في مكتب.
• إجادة مجموعة برامج MS Office (Word، Excel، PowerPoint، وOutlook).
• مهارات الاتصال الشفهي والكتابي الممتازة ضرورية.
• قدرات تنظيم قوية وتعدد مهام في بيئة سريعة الخطى.
• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بأمان.
• مهارات استثنائية في إدارة الوقت مع اهتمام كبير بالتفاصيل مفيدة.