مدير أول (جبل علي) - مواطنون إماراتيون فقط EMIRATES GLOBAL ALUMINIUM (EGA)

المراسلات والوثائق

• يكتب ويقوم بترتيب الرسائل الروتينية، والمذكرات، والتقارير، ومحاضر الاجتماعات، والمواد العلمية أو التقنية، والبيانات الرقمية، والمخططات والنماذج.

• يتحقق من صحة المواد المعدة ويقوم بتصحيحها من حيث القواعد النحوية، والصيغة، والكمال، والمحتوى.

• يصنف ويفتح ويوزع البريد الوارد على الموظفين؛ ويربط المراسلات الواردة بالملفات أو المواد ذات الصلة اللازمة للاجتماعات، والمراسلات، والتقارير.

• يساعد في إعداد الميزانيات والتقارير المالية؛ ويقوم بإعداد ومراقبة سجلات الوقت وسجلات الموظفين الأخرى.

الزوار والمكالمات الواردة

• يستقبل ويقوم بفرز الزوار والمكالمات الهاتفية، ويتلقى الرسائل، ويحدد المواعيد للمهنيين و/أو موظفي الإدارة، ويقدم المعلومات للمتصلين الذين يحتاجون إلى معرفة عمليات الوكالة، ووجهة نظر المشرف، وتفسير وتطبيق السياسات والإجراءات.

الاجتماعات

• يحدد وينظم الاجتماعات والمؤتمرات للمهنيين و/أو موظفي الإدارة ويبلغ الأطراف المعنية؛ ويحجز تذاكر السفر حسب الحاجة.

• يدون محاضر أو تسجيلات للاجتماعات لتوزيعها على المشاركين في الاجتماع

تسجيل المعلومات والأرشفة

• يقوم بإنشاء وصيانة ملفات المكتب، والسجلات، والفهارس، وسجلات التحكم، أو أي معلومات أخرى تتعلق بالعمل تحت إشراف المشرف.

• يدخل، ويسترجع، ويحدث، ويتحقق، ويحذف المعلومات من الملفات الإلكترونية.

اللوازم المكتبية

• يحدد الاحتياجات ويطلب اللوازم المكتبية، والمعدات، وخدمات الإصلاح والصيانة من خلال قنوات الوكالة لضمان تلبية المخزونات للطلب

السلامة، والجودة والبيئة

• يمتثل لجميع سياسات وإجراءات وضوابط إدارة السلامة والجودة والبيئة ذات الصلة لضمان بيئة عمل صحية وآمنة

المهام المتعلقة

• يؤدي مهام أو واجبات أخرى ذات صلة كما هو موجه