مراقب وثائق أول

Client of Talentmate

يلعب مسؤول الوثائق الأول دورًا حاسمًا في إدارة ومراقبة عمليات الوثائق داخل المنظمة. يضمن هذا المنصب أن جميع وثائق الشركة محفوظة بدقة وكفاءة، مما يسهل العمليات السلسة عبر مختلف الأقسام. مسؤول الوثائق الأول مسؤول عن تطوير وتنفيذ إجراءات التحكم في الوثائق، وإدارة فريق التحكم في الوثائق، وضمان الامتثال للمعايير التنظيمية ومعايير الشركة. يتطلب الدور مهارات تنظيمية ممتازة، والانتباه للتفاصيل، والقدرة على إدارة مهام متعددة في وقت واحد. كعضو رئيسي في الفريق الإداري، يسهم مسؤول الوثائق الأول في نجاح الشركة من خلال ضمان أن تكون الوثائق دائمًا عالية الجودة، متاحة، وسهلة الاسترجاع.

المسؤوليات

• تطوير وتنفيذ إجراءات ومعايير التحكم في الوثائق عبر المنظمة.
• إدارة العمليات اليومية لقسم التحكم في الوثائق، ومراقبة الموظفين والمهام.
• ضمان أن جميع الوثائق الخاضعة للتحكم محدثة ودقيقة وتتوافق مع معايير الشركة.
• تنسيق وقيادة تدقيقات التحكم في الوثائق لضمان الامتثال للتنظيمات.
• تقديم التدريب والدعم للموظفين حول عمليات وأنظمة إدارة الوثائق.
• التواصل مع الأقسام المختلفة لتسهيل سير عمل الوثائق وعمليات الاسترجاع.
• إدارة التحكم في الإصدارات للوثائق، وضمان توفر الإصدارات الحالية دائمًا.
• جمع وصيانة تقارير وإحصائيات التحكم في الوثائق لمراجعة الإدارة.
• مراقبة الأمان والسرية للوثائق والمعلومات الحساسة.
• حل أي مشكلات تتعلق بالتحكم في الوثائق بسرعة لمنع التأخيرات التشغيلية.
• دعم فرق المشاريع من خلال ضمان الحفاظ على الوثائق المناسبة طوال دورة حياة المشروع.
• تطوير استراتيجيات لتحسين عمليات وأنظمة التحكم في الوثائق باستمرار.

المتطلبات

• درجة البكاليوس في مجال ذي صلة أو خبرة عمل معادلة مطلوبة.
• حد أدنى من خمس سنوات من الخبرة في التحكم في الوثائق أو دور مشابه.
• معرفة قوية ببرامج وأنظمة إدارة الوثائق أمر ضروري.
• مهارات تنظيمية ممتازة والانتباه للتفاصيل ضرورية للنجاح.
• خبرة قيادة مثبتة مع القدرة على إدارة وتحفيز الفريق.
• مهارات تواصل قوية، كتابية وشفوية، ضرورية لهذا الدور.
• القدرة على إدارة مهام متعددة في وقت واحد والعمل تحت الضغط.
• الإلمام بأنظمة إدارة الجودة ومتطلبات الامتثال التنظيمي.
• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office وبرامج التطبيقات ذات الصلة الأخرى.