مراقب وثائق أول

Confidential Company

• تنسيق مع البائعين الفرعيين، فرق الهندسة، والوكالات الخارجية للحصول على المدخلات والوثائق المطلوبة.

• إنشاء وتنفيذ خطة تحكم وثائق المشروع الموحدة بالتعاون مع مدير المشروع، ومدير الهندسة، ورئيس الوثائق.

• دعم فريق إدارة الوثائق في معالجة وتسليم تقديمات العملاء.

• إنشاء تقارير معلومات إدارة المشروع المتعلقة بحالة الوثائق حسب الحاجة.

• متابعة الوثائق الحرجة مع جميع الأطراف المعنية، داخلياً وخارجياً.

• ضمان أرشفة جميع الوثائق بشكل صحيح وفقًا لخطة تحكم الوثائق المعتمدة للمشروع.

• التحقق من أن إعداد المشروع القياسي، وتدفقات العمل الوثائقية، والقوالب تُطبق بشكل متسق.

• الحفاظ على وتنسيق سجل الوثائق الرئيسي (MDR) / قائمة متطلبات وثائق البائعين (VDRL) ضمن نظام إدارة الوثائق.

• إعداد وتقديم حزم الوثائق للعملاء والأطراف الثالثة (مثل المقاولين الفرعيين للهندسة، ووكالات الترجمة).

• إدارة الاتصالات الواردة والصادرة للمشروع، مع ضمان التوزيع الصحيح وفقًا لخطة تحكم الوثائق.

• مراجعة وثائق المشروع، والرسومات، والمواصفات للتأكد من الكمال والدقة قبل إدخالها في النظام.

• التواصل مع منشئي الوثائق والموظفين الهندسيين لحل التناقضات وتنفيذ التعديلات المطلوبة.

• تتبع، الإبلاغ، والمتابعة بشأن الوثائق المعلقة التي تتطلب موافقات أو تعليقات.

• الحفاظ على وتحديث قواعد بيانات الوثائق وأنظمة الأرشفة بانتظام.

• ضمان السرية الصارمة لجميع معلومات المشروع والوثائق.

• المساعدة في إعداد وتجميع MDRB، VDB، وحزم الإرسال حسب الحاجة.

الكفاءات الأساسية:

• إجادة في أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)

• خبرة في التعامل مع مشاريع متعددة في وقت واحد في بيئة سريعة الخطى

• معرفة قوية بأنظمة تشغيل Microsoft Windows

• إجادة متقدمة في تطبيقات Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, SharePoint)

• مهارات ممتازة في الكتابة والتواصل الشفهي باللغة الإنجليزية

• مهارة في إدارة وصيانة سجلات الوثائق الرئيسية (MDR)

• خبرة في إنشاء تقارير الحالة والتقارير الإدارية بانتظام

• فهم قوي لإجراءات تصنيف الوثائق والتحكم فيها