موظف خدمات مشتركة

Taaleem

تعلّم تسعى إلى ضابط خدمات مشتركة استباقي وموجه للتفاصيل للانضمام إلى فريق العمليات الديناميكي لدينا. إذا كان لديك خلفية في الشراء أو العمليات أو دعم العقود، وتزدهر في بيئة تعاونية تركز على الامتثال، فنحن نحب أن نسمع منك!

الغرض من الوظيفة

يلعب ضابط الخدمات المشتركة دورًا حيويًا في الإدارة المركزية للخدمات الخارجية عبر مدارس تعلّم. ويتضمن ذلك التنسيق وتنفيذ الأنشطة المتعلقة بالزي المدرسي، والتموين، والنقل، والأنشطة اللامنهجية، والرحلات، وإيجارات مرافق المدرسة. تحت إشراف مدير خدمات المجموعة المشتركة، يضمن الضابط تقديم خدمات متسقة، ويتتبع أداء العقود، ويدعم جهود تحسين الإيرادات، ويعزز الامتثال لمعايير تعلّم للحماية، والبيئة، والصحة والسلامة. كما يدعم الدور أصحاب المصلحة الداخلية بالتقارير، والتدريب، وحل المشكلات.

المسؤوليات الرئيسية

إدارة العقود وتنسيق الخدمات

• دعم تنفيذ وإدارة مستمرة لعقود الخدمات المشتركة عبر جميع المدارس.
• تتبع التقديمات، وتجديدات العقود، وتواريخ انتهاء الصلاحية؛ التنسيق مع أصحاب المصلحة لاتخاذ إجراءات في الوقت المناسب (مثل: جداول الزي المدرسي، موافقات الرحلات، حجز الأنشطة اللامنهجية).
• التواصل مع البائعين لضمان توافقهم مع معايير الخدمة واتفاقيات مستوى الخدمة.
• الحفاظ على سجلات الخدمة الدقيقة، ووثائق العقود، وملفات الترخيص/التأمين.

مراقبة البائع ودعم أصحاب المصلحة

• المساعدة في إجراء تقييمات أداء البائعين والحفاظ على سجلات التعليقات.
• مراقبة والإبلاغ عن مشكلات جودة الخدمة؛ تصعيد عدم الامتثال إلى مدير الخدمات المشتركة.
• تنسيق زيارات المدارس، وجمع تعليقات الخدمة، وضمان استجابة البائعين في الوقت المناسب.
• دعم المدارس في معالجة الاستفسارات التشغيلية المتعلقة بالزي المدرسي، والتموين، والرحلات، إلخ.

الإشراف على الإيرادات والتقارير المالية

• المساعدة في تتبع الإيرادات المعتمدة على العمولات (مثل: عمولات الأنشطة اللامنهجية، عمولات الرحلات، الإيجارات) حسب المزود والمدرسة.
• الحفاظ على متتبعات للإيرادات المتلقاة، والفواتير المستحقة، والمدفوعات المعلقة؛ ضمان التسوية مع المالية.
• ضمان الشفافية في الأرقام المبلغ عنها من قبل المزودين وتنسيق التدقيق حسب الحاجة.
• متابعة مع البائعين والمالية بشأن المدفوعات المتأخرة، وتصعيد الحالات غير المحلولة إلى مدير الخدمات المشتركة.

الامتثال والحماية

• ضمان امتثال البائعين لمتطلبات الصحة والسلامة، والحماية، والتأمين، والتدريب.
• تنسيق جمع الوثائق (مثل: تراخيص التجارة، وشهادات التأمين، واتفاقيات الحماية).
• دعم عمليات إدخال البائعين وعمليات إنهاء الخدمة وفقًا لبروتوكولات الامتثال الخاصة بتعلّم.

توحيد العمليات والتدريب

• الحفاظ على متتبعات وقوالب مركزية لضمان جمع البيانات الموحدة وسجلات الخدمة.
• المساعدة في إعداد مواد التدريب وإجراءات التشغيل القياسية لفرق العمليات المدرسية.
• إجراء أو دعم جلسات التدريب الدورية للمدارس حول عمليات الخدمات المشتركة، والسياسات، وبروتوكولات إدارة البائعين.

دعم ESG والاستعداد للتدقيق

• تتبع وثائق ESG للبائعين وضمان مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية للاستدامة.
• دعم مدير الخدمات المشتركة في إعداد وثائق التدقيق ومراجعات السياسات.

مؤشرات الأداء الرئيسية

• تجديد وتتبع العقود وجداول الخدمة في الوقت المناسب.
• تتبع دقيق لأداء البائعين وتصعيد مشكلات الخدمة.
• دقة تقارير الإيرادات وتسوية مالية في الوقت المناسب.
• امتثال البائعين للوثائق ومعايير الحماية.
• رضا أصحاب المصلحة عن تقديم الخدمات المشتركة.

المتطلبات

التعليم: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو العمليات، أو مجال ذي صلة.

الخبرة:

الحد الأدنى من 2-3 سنوات في دور دعم الشراء أو العمليات أو العقود.

خبرة في العمل مع البائعين، وتتبع الوثائق، وتنسيق الخدمات.

إلمام باللوائح الإماراتية وعمليات قطاع التعليم مفضل.

الكفاءات:

مهارات تنسيق وإدارية قوية

معرفة بعقود الخدمة ووثائق الامتثال

مهارات متوسطة في Excel والتقارير

تواصل كتابي وشفهي فعال

دعم أصحاب المصلحة وإدارة البائعين

السمات :

منظم وموجه للتفاصيل

حل مشكلات استباقي

تعاوني وموجه نحو الخدمة

أخلاقي ومركز على الامتثال