موقع وحده تحكم المستند

Client of Talentmate

بصفتك مراقب مستندات الموقع، ستلعب دورًا أساسيًا في إدارة والإشراف على عملية الوثائق ضمن مشاريع البناء أو الهندسة. ستكون مسؤولاً عن الحفاظ على مستندات المشروع، وضمان دقتها وتحديثها وسهولة الوصول إليها من قبل الأطراف المعنية. ستكون مهاراتك التنظيمية حاسمة في التنسيق مع الأقسام المختلفة لجمع وتوثيق وإدارة جميع المعلومات الضرورية للمشروع. تتطلب هذه الوظيفة الانتباه للتفاصيل والقدرة على العمل تحت الضغط مع الحفاظ على مستوى عالٍ من الوثائق والامتثال للوائح. ستضمن أن تدفق الوثائق يتوافق مع المتطلبات القانونية والتعاقدية، مما يدعم التنفيذ السلس والفعال للمشاريع.

المسؤوليات

• تنظيم وإدارة عمليات مراقبة مستندات الموقع لضمان الكفاءة والأمان.
• الحفاظ على نظام إدارة مستندات المشروع وتحديثه في جميع الأوقات.
• ضمان تصنيف وتخزين وأرشفة جميع المستندات بشكل صحيح لسهولة الوصول والاسترجاع.
• التنسيق مع مديري المشاريع والمهندسين لجمع وتتبع جميع الوثائق الضرورية.
• مراجعة المستندات للتأكد من اكتمالها ودقتها وامتثالها للمعايير المعمول بها.
• إعداد تقارير عند الحاجة لتزويد الإدارة بمعلومات حول حالة الوثائق.
• تسهيل تدفق الوثائق داخل فريق المشروع والتواصل بين الأقسام المختلفة والأطراف المعنية.
• التعامل مع الطلبات لاسترجاع المستندات وتوفيرها بسرعة عند الحاجة.
• تنفيذ إجراءات مراقبة الوثائق والحفاظ على سجلات مراقبة الوثائق.
• المساعدة في إعداد وثائق تسليم المشروع للعملاء بعد الانتهاء من المشروع.
• ضمان إدارة جميع المعلومات الحساسة والسرية وفقًا لسياسات الشركة.
• تدريب أعضاء الفريق والموظفين الجدد على عمليات إدارة الوثائق والبرامج.

المتطلبات

• خبرة مثبتة كمراقب مستندات أو في مجال ذي صلة.
• معرفة قوية بعمليات وأنظمة مراقبة الوثائق.
• مهارات تنظيمية ممتازة وقدرة على القيام بعدة مهام للتعامل مع متطلبات متعددة.
• الانتباه للتفاصيل مع القدرة على اكتشاف التناقضات في البيانات أو الوثائق.
• إجادة استخدام برامج إدارة الوثائق وتطبيقات مجموعة المكتب.
• الإلمام بالمعايير التنظيمية ومعايير الجودة المتعلقة بإدارة الوثائق.
• مهارات تواصل قوية للتواصل بفعالية مع أعضاء الفريق والأطراف المعنية.